Czy zaległy urlop przepada? Niewykorzystany urlop do 30 września - konsekwencje
Nie ma chyba osoby, która nie korzysta z urlopów. Każdy potrzebuje czasu na wyjazdy czy zwykły odpoczynek w domu. Nie każdemu jednak udaje się w ciągu roku wykorzystać wszystkie przysługujące mu dni urlopu. W takiej sytuacji, gdy do 31 grudnia pracownik nie wykorzysta należnego mu urlopu, w dniem 1 stycznia roku kolejnego staje się on urlopem zaległym. Jeśli zdarzy się taka sytuacja, taki urlop można wykorzystać w roku następnym, jednak trzeba spełnić pewne warunki.
Terminy wykorzystywania urlopów zaległych
Art. 168 kodeksu pracy nakazuje udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego, zgodnie z planem urlopów, najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. W tym terminie nie musi on być jednak całościowo zrealizowany, wystarczy jego rozpoczęcie.
Oznacza to, że niewykorzystany urlop wypoczynkowy może zostać wykorzystany w dowolnym momencie, jednak rozpoczęcie ostatniego z urlopów musi nastąpić nie później niż do 30 września następnego roku kalendarzowego.
Plan urlopów powinien uwzględniać zaległy urlop wypoczynkowy. Jeżeli planów nie ma, wtedy termin jego wykorzystania ustalają pracodawca razem z pracownikiem, przy czym uznaje się, że pracodawca może narzucić termin zrealizowania tego urlopu tak, by zachować wymóg, który wynika z ustanowionego w przepisach terminu jego udzielenia.
Pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy w pierwszej kolejności, przed przysługującym za obecny rok.
Co więcej, pracodawca i pracownik nie mogą ustalić, że urlop zaległy zostanie wykorzystany później, np. w grudniu. Jest jednak wyjątek, który wynika z obiektywnych przyczyn związanych z długotrwałą nieobecnością pracownika. Przykładowo: pracownikowi pozostało 7 dni urlopu z 2023 r. Jednak ciężko zachorował w lutym i szacuje się, że jego nieobecność może potrwać nawet do grudnia. Zatem urlop zaległy nie będzie mógł zostać mu udzielony do końca września. Wtedy taki urlop nie przepada, tylko ulega przedawnieniu, o czym powiemy w dalszej części artykułu.
Przedawnienie urlopu zaległego - czy urlop wypoczynkowy przepada?
W przypadku urlopu niewykorzystanego do 30 września następnego roku, zaległy urlop nie przepada, ale może ulec przedawnieniu po upływie 3 lat od tego dnia. Tak samo roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu po tym okresie.
Pracownik powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy przed upływem okresu przedawnienia.
Czy pracodawca może sam wybrać termin wykorzystania zaległego urlopu?
Urlop zaległy powinien zostać uwzględniony w planie urlopów tworzonym przez pracodawcę. Jeżeli jednak plany nie są tworzone, to terminy wykorzystania dni wolnych są ustalane pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Jednak czy pracodawca musi uwzględnić prośbę pracownika o konkretne terminy?
Z art. 168 k.p. wynika obowiązek pracodawcy udzielenia pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego w terminie w przepisie tym określonym, a udzielenie urlopu we wskazanym terminie nie wymaga od pracodawcy uzyskania zgody pracownika i jest dla niego wiążące. Pracodawca może więc w czasie udzielonego urlopu nie dopuścić pracownika do pracy, a przejawiana przez pracownika gotowość do pracy nie może prowadzić do nabycia ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy. Możemy o tym również przeczytać w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (sygn. akt I PK 124/05), PIP (stanowisko PIP z 12 marca 2020 r.) oraz w piśmie GIP (znak: GPP-110-4560-8/09/PE/RP).
Zatem pracodawca może narzucić pracownikowi własne terminy wykorzystania urlopu zaległego. Jednak warto w pierwszej kolejności podjąć rozmowy z pracownikiem na temat preferowanych dat, minimalizując tym samym jednostronność pracodawcy odnośnie pracowniczego prawa do wypoczynku. Pozwoli to na budowanie pozytywnych relacji i tym samym większego zaangażowania.
Ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy
Pracownik może otrzymać pieniężny ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, jednak tylko w przypadku, jeśli nie mógł go wykorzystać z powodu rozwiązania umowy o pracę. Taki ekwiwalent jest wypłacany przez pracodawcę w wysokości wynagrodzenia za czas urlopu.
Zmiana pracy a zaległy urlop
Należy pamiętać, że urlop zaległy nie przechodzi na nowego pracodawcę. Dlatego pracownik, jeśli ma zamiar zmienić pracę, powinien wykorzystać zaległy urlop wypoczynkowy u poprzedniego pracodawcy.
W dodatku, przy zmianie pracy, w okresie wypowiedzenia umowy o pracę, pracownik jest zobowiązany do wykorzystanie urlopu, nie tylko tego zaległego, ale również aktualnie przysługującego pracownikowi, pod warunkiem udzielenia na niego zgody przez pracodawcę.
Czy urlop na żądanie również przechodzi na następny rok?
Oprócz urlopu wypoczynkowego każdy pracownik ma dodatkowo urlop na żądanie. Jeśli urlop ten nie zostanie wykorzystany w tym roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, przechodzi na kolejny rok. Jednak nie staje się wtedy urlopem zaległym tylko urlopem wypoczynkowym. Podlega wtedy takim samym zasadom jak urlop wypoczynkowy, tzn. należy wykorzystać go w danym roku kalendarzowym, a w przypadku niewykorzystania w tym terminie staje się urlopem zaległym.
Przykładowo:
Pan Adam w 2023 roku nabył prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego, w tym do 4 dni urlopu na żądanie. W tym samym roku wykorzystał 15 dni urlopu wypoczynkowego i 0 dni urlopu na żądanie. Zatem od pierwszego stycznia 2024 roku otrzyma 7 dni urlopu zaległego i 4 dni urlopu wypoczynkowego (powstałego z niewykorzystanego w 2023 roku urlopu na żądanie) oraz 26 dni urlopu wypoczynkowego należnego za 24 rok. Pracodawca ma obowiązek udzielić temu pracownikowi zaległego urlopu w wymiarze 7 dni do 30 września 2024 roku. Jeśli chodzi o urlop wypoczynkowy, pracownik ma łącznie 30 dni tego urlopu do wykorzystania w ciągu roku kalendarzowego. Jeśli jakiejś części z niego nie wykorzysta do 31 grudnia, z dniem 1 stycznia 2025 roku część ta staje się urlopem zaległym.
Sprawdź oferty pracy w sprzedaży 👇
Doradca Klienta - Umowa zlecenie
Doradca Klienta - Umowa zlecenie
Specjalista ds. sprzedaży OZE i termomodernizacji
Pracodawca nie udzielił zaległego urlopu
Pracodawca nie może nie udzielić pracownikowi zaległego urlopu wypoczynkowego. Nieudzielenie zaległego urlopu do 30 września następnego roku kalendarzowego stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W takim przypadku pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie pracy.
Kara dla pracodawcy za niewykorzystanie zaległego urlopu przez pracownika
Pracodawca, który nie udzieli pracownikowi zaległego urlopu do 30 września następnego roku, może zostać ukarany karą grzywny od 1000 do 30000 zł.
Planowanie urlopów, aby uniknąć konsekwencji
Planowanie urlopów jest niezbędne, aby pracownik mógł skorzystać ze swojego prawa do zaległego urlopu i jednocześnie aby pracodawca mógł uniknąć konsekwencji go niewykorzystania.
Plany urlopów powinny być stworzone z uwzględnieniem wniosków pracowników oraz z koniecznością zapewnienia normalnego toku pracy.
Podsumowanie
Podsumowując, zaległy urlop wypoczynkowy powinien zostać wykorzystany najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Pracodawca ma zaś obowiązek udzielenia go pracownikowi w tym terminie. Najlepiej, jeśli wcześniej zostanie ustalony plan urlopów, który uwzględni również zaległy urlop.
Nieudzielenie urlopu może skutkować karą grzywny dla pracodawcy. Pracownik może dochodzić swoich praw w sądzie pracy.
Pracownik może żądać ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Jednak tylko w przypadku, gdy nie mógł go wykorzystać z powodu rozwiązania umowy o pracę.
Zawsze sprawdzaj aktualne dane
Dane zawarte w tym artykule mają jedynie charakter informacyjny i nie są wiążące prawnie. Aby sprawdzić aktualne przepisy obowiązujące w obszarze zaległego urlopu zachęcamy do odwiedzenia strony Biznes.gov.pl lub do sprawdzenia w aktualnie obowiązujących ustawach.
---
Jesteś pracodawcą i szukasz perełek sprzedażowych?
Zamów konsultację telefoniczną podczas której omówimy Twój proces rekrutacji i podpowiemy:
- Jak obniżyć koszty rekrutacji pracowników do działu handlowego / sprzedaży.
- Co zrobić, aby otrzymywać trafione CV.
- Jak napisać ogłoszenie o pracę budzące podziw i zainteresowanie kandydatów.
- Jak zrekrutować kandydata z gwarancją!
Jesteś pracownikiem i szukasz pracy w sprzedaży?
Załóż darmowe konto pracownika, dodaj swoje CV i aplikuj jednym kliknięciem!
- Oferty pracy dopasowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy na które aplikowałeś.
