Wzory dokumentów

Jak napisać ofertę handlową? Gotowy wzór oferty handlowej

2024-04-11 10:04:20

Czym jest oferta handlowa?

Oferta handlowa jest dokumentem stanowiącym propozycję współpracy lub zakupu, mający na cele zachęcenie potencjalnego klienta do zakupu danego produktu lub usługi. Oferty handlowe mogą przybierać różne formy, jednak najczęściej zwierają szczegółowe informacje na temat ceny, warunków współpracy lub zakupu oraz ewentualnych promocji bądź rabatów. Z tego powodu oferty handlowe często są ograniczone czasowo, co ma za zadanie wywrzeć na potencjalnym kliencie pewnego rodzaju presję i przyspieszyć jego decyzję.

Skuteczna oferta handlowa - od czego zacząć?

Aby stworzyć skuteczną ofertę handlową musisz dobrze poznać potencjalnego klienta. Zbadaj jego potrzeby oraz oczekiwania i na tej bazie postaraj się przygotować ofertę handlową.

Pamiętaj, że uniwersalna oferta nie istnieje. Możesz stworzyć sobie jakąś podstawę, ale w centrum Twojej uwagi zawsze powinien być konkretny klient, pod którego tworzysz dokument.

Zastanów się:

Z jakim problemem/wyzwaniem mierzy się Twój klient?
Jak Twój produkt lub usługa może ułatwić mu życie?
Jak najlepiej zaprezentować dane rozwiązanie?

Odbiorca oferty handlowej

To zrozumiałe, że za pomocą oferty handlowej chcesz zyskać nowych klientów, jednak nie warto wysyłać maili do wszystkich kontaktów, jakie tylko masz, a przynamniej nie od razu. Niestety wielu przedsiębiorców traktuje cold mailing jak wysyłkę masową i po prostu go ignoruje.

W pierwszej kolejności skontaktuj się z klientem telefonicznie lub umów się z nim na spotkanie osobiście, jeśli masz taką możliwość. Postaraj się go poznać, pozwól mu opowiedzieć o swoich problemach i trudnościach. Okaż cierpliwość i empatię, a na koniec rozmowy podkreśl, że podsumowanie oraz ofertę handlową prześlesz mailem.

Dobra oferta handlowa - krótka czy długa?

To nie objętość decyduje o wartościowości danej oferty. Aby napisać dobrą ofertę handlową wcale nie musisz tworzyć mini-książki. O wiele lepiej sprawdzają się oferty krótsze, ale za to precyzyjne i dobrane pod konkretnego klienta. W ofertach handlowych nie chodzi przecież o to, by prezentować wszystkie produkty czy usługi, które oferuje Twoja firma, lecz dopasować treść pod oczekiwania i problemy danego klienta.

Krótka, treściwa oferta handlowa jest również znakiem tego, że szanujesz czas nowych klientów i doskonale rozumiesz, iż nie mają oni ochoty czytać długich, kilkunastostronicowych wywodów.

Pamiętaj, nie ilość a jakość!

Oferta handlowa - wstęp

Bardzo ważne, by w Twojej ofercie handlowej znalazły się najważniejsze informacje na temat firmy, w której pracujesz. Przedstawienie firmy pełni kilka funkcji.

Po pierwsze pomaga budować zaufanie potencjalnych klientów. Klienci chcą wiedzieć komu powierzają swoje pieniądze. W opisie wspomnij kim jesteście, czym się zajmujecie oraz jakimi wartościami się kierujecie.

Po drugie przedstawienie firmy wspiera kreowanie marki oraz budowanie pozytywnych skojarzeń i doświadczeń związanych z organizacją.

Wreszcie wstęp służy budowaniu relacji z klientem, szczególnie jeśli w opisie kładziesz nacisk na historię powstania firmy, zaangażowanie czy podkreślasz pasję założycieli. Pamiętaj, że stworzona relacja przekłada się na lojalność i jest gwarantem powracania Klientów do Ciebie.

Przedstawienie wartości Twojej usługi lub produktu

Środkowa część oferty handlowej jest w zasadzie jej najważniejszą, kluczową częścią. Ważne, by przekazywane wartości opierały się o potrzeby klienta. Oszczędność czasu dla klienta, który się nie spieszy i potrzebuje towaru dopiero za 3 miesiące nie jest żadną wartością, a wręcz szybka wysyłka może okazać się problematyczna, bo być może Twój klient nie ma miejsca na magazynowanie produktów.

Uniwersalne wartości nie istnieją. Z pewnością warto podkreślać zalety produktów i usług w ofertach handlowych, jednak mimo wszystko najważniejsza jest personalizacja. Ważne, by wskazać konkretne korzyści produktów lub usług, jakie dostrzegasz i uważasz za najistotniejsze po rozmowie z klientem.

W środkowej części przedstaw również warunki współpracy, w ty ofertę cenową oraz informacje o ewentualnych rabatach.

Co dobra oferta handlowa zawiera na końcu?

Cechą skutecznej oferty handlowej jest również odpowiednie domknięcie.

Na końcu oferty powinno się znaleźć:

CTA, czyli call to action (wezwanie do działania), dobrane odpowiednio pod treść twojej oferty. Przykładowe CTA to: "Skontaktuj się z nami", "Odwiedź naszą stronę internetową", "Zadzwoń i kup teraz",
przypomnienie o ewentualnych rabatach czy promocjach oraz terminie ich ważności,
informacje kontaktowe, niezbędne, by Klient mógł się do Ciebie odezwać,
podziękowanie za czas, który klient poświęcił na zapoznanie się z ofertą i warunkami współpracy,
Twój podpis lub sygnaturę firmy.

Czy warto w ofercie umieszczać spis treści?

Jeśli Twoja oferta handlowa jest obszerna, warto przygotować na początku wstęp oferty handlowej, jednak najlepiej żeby był on klikalny. W ten sposób ułatwisz klientowi poruszanie się po ofercie handlowej, dzięki czemu bez trudu będzie mógł on powrócić do interesującej go treści. Umieszczenie spisu treści wpływa również na czytelność dokumentu, a tym samym zwiększa profesjonalizm firmy.

W przypadku, gdy oferta handlowa jest krótka, spis treści jest zbędny. Wystarczy, że pogrubisz poszczególne nagłówki i zadbasz o odpowiednie odstępy między paragrafami i sekcjami.

Pptx, doc czy pdf - w jakim formacie warto wysłać ofertę handlową?

Najbezpieczniejszym formatem jest pdf - dzięki niemu zyskujesz pewność, że klient po otwarciu załącznika zobaczy dokładnie to samo, co Ty. Pliki typu doc lub pptx są zależne od ustawień komputera, więc nie masz gwarancji, że zdjęcia czy tekst nie przesuną się w niepożądany sposób.

Niektórzy handlowcy decydują się także na przesyłanie ofert handlowych w treści maila. Ma to zarówno zalety, jak i wady. Być może szansa, że klient przejrzy ofertę jest większa, ale czytanie bardzo długich maili na pewno nie jest zbyt komfortowe.

Małe rzeczy, które wpływają na odbiór Twojej oferty

Treść oczywiście jest ważna, ale zadbaj również o estetykę dokumentu. Sprawdź czy w Twojej ofercie nie ma literówek lub innych błędów, czy jest poprawnie napisana pod względem gramatycznym oraz stylistycznym. Zadbaj o spacje, akapity i inne odstępy, tak, by Twoją ofertę przyjemnie się czytało.

Użyj pogrubionej lub większej czcionki tam, gdzie to konieczne. Możesz również wstawić zdjęcia, które urozmaicą ofertę, szczególnie, gdy jest ona długa. Ważne jednak by były z nią związane tematycznie.

Darmowy wzór oferty handlowej

To zupełnie zrozumiałe, że interesują Cię przykłady ofert handlowych. Poniżej znajduje się przykładowa oferta handlowa przesłana do klienta mailem po rozmowie telefonicznej.

Pamiętaj jednak, by zawsze dostosowywać wzory ofert handlowych pod konkretnych klientów i ich potrzeby. Ten przykład również potraktuj, jako wskazówkę, a nie wzór, który wykorzystasz kopiując go 1:1.

Dzień Dobry Panie Michale,

bardzo dziękuję za naszą dzisiejszą rozmowę w temacie Pana/Pani potrzeb rekrutacyjnych.

Jesteśmy firmą, która rozwija osobowo i kompetencyjnie działy sprzedaży. Posiadamy własny i jedyny w Polsce w pełni specjalistyczny portal ogłoszeń o pracę w sprzedaży pracahandlowiec.pl dzięki któremu dostarczamy trafione i kaloryczne CV oraz dbamy o jakość treści ogłoszenia. Więcej o tym w czym pomagamy naszym klientom na styku procesu sprzedaży i rekrutacji - kliknij tutaj.

Obecnie chcieliby Państwo osobowo rozwinąć swoje punkty sprzedażowe w różnych miastach Polski, lecz mała ilość kandydatów z doświadczeniem handlowym znacznie utrudnia ten proces.

Priorytetem w tym momencie dla Państwa jest znalezienie kandydatów do swoich 2 oddziałów. Najlepiej byłoby ich zatrudnić w przeciągu miesiąca. Kolejni handlowcy są potrzebni w kolejnych miesiącach. Preferowani przez Państwa kandydaci to osoby z minimum 2-letnim doświadczeniem handlowym (mile widziane doświadczeniem w branży produktów inwestycyjnych oraz jubilerskiej). Równie ważna jest aparycja oraz profesjonalizm kandydatów.

Żeby pomóc Państwu dotrzeć do większej liczby kandydatów z doświadczeniem handlowym proponuję:

Publikację ogłoszeń na jedynym w Polsce w pełni specjalistycznym portalu ogłoszeń, który dostarcza jakościowe CV. Pakiet 3 ogłoszeń z nielimitowanym czasem na ich wykorzystanie pozwoli Państwu na kolejne rekrutacje bez presji czasu związanej z wykorzystaniem pakietu (co bardzo często jest spotykane na innych portalach).
Uruchomienie dedykowanej i indywidualnej kampanii Facebook, dzięki której dotrą Państwo do kandydatów z doświadczeniem w branży jubilerskiej i inwestycyjnej. Konkrety: kliknij tutaj.
Wdrożenie profilu działu handlowego na naszym portalu, co przełoży się na zbudowanie zaufania pracowników z ww. doświadczeniem do Państwa działu handlowego. A co najważniejsze wyróżnią się Państwo na tle konkurencji. Konkrety: kliknij tutaj.

Cena za ww. pakiet 3 usług: ……….. zł

Szczegółową ofertę cenową znajdzie Pan w załączniku. Gdyby pojawiły się jakiekolwiek pytania, chętnie pomogę.

Jeszcze raz wszystkiego dobrego! Do usłyszenia po weekendzie.

Pozdrawiam

Imię i nazwisko: [Imię i nazwisko przedstawiciela wysyłającego ofertę handlową]
Telefon: [Numer telefonu]
E-mail: [Adres e-mail]
Strona internetowa: [Adres strony internetowej]

Podsumowanie

Na skuteczną ofertę handlową składa się kilka elementów:

zrozumienie klienta, zrozumienie jakie potrzeby ma potencjalny klient i wyraźne wskazanie w jaki sposób dany produkt lub usługa na nie odpowiada.
jasne, klarowne przekazanie wartości potencjalnemu klientowi,
wskazanie na unikalność oferty (czym Twój produkt/usługa różni się od konkurencji?),
zadbanie o poprawność gramatyczną oraz stylistyczną, a także interpunkcję,
personalizacja: pokaż klientowi, że zastanowiłeś się i przygotowałeś ofertę specjalnie pod niego, a nie przesłałeś standardowego pdfa.

Pamiętaj, że sumienne przygotowanie oferty handlowej zwróci Ci się w postaci zadowolonych, płacących klientów.

---