Poszukiwanie pracy

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie w sprzedaży - jak go wypełnić?

2023-07-23 22:11:09

Kwestionariusz osobowy - co to jest?

Kwestionariusz osobowy jest bardzo często wymaganym dokumentem, gdy podpisujemy umowę o pracę czy umowę zlecenie.

Dokument należy uzupełnić wpisując swoje podstawowe dane osobowe i informacje dotyczące przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.

Kwestionariusz wypełnia pracownik lub kandydat do pracy. Kwestionariusz osobowy dla pracownika, a kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie wyglądają trochę inaczej, przy czym ten drugi jest znacznie prostszy. Wynika to stąd, że zawarte są w nim tylko te informacje, które są wymagane przez pracodawcę na etapie rekrutacji. Gdy dany kandydat zostanie wybrany i zostanie spisania umowa, wtedy firma prosi o wypełnienie kwestionariusza osobowego dla pracownika, który zawiera więcej szczegółów.

Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie. Jakich danych osobowych może żądać przyszły pracodawca?

Podczas wypełniania kwestionariusza pracownika ubiegającego się o zatrudnienie, pracodawca, na podstawie Kodeksu Pracy, może żądać informacji takich jak: imię (imiona) i nazwisko, data urodzenia kandydata, dane kontaktowe wskazane przez kandydata, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe oraz przebieg dotychczasowego zatrudnienia, przy czym 3 ostatnie pracodawca może żądać tylko wtedy, gdy są one niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.

Kwestionariusz osobowy pracownika – co musi się w nim znaleźć?

Gdy kandydat zostanie zatrudniony, pracodawca, na podstawie Kodeksu Pracy, ma prawo żądać podania dodatkowych danych osobowych pracownika:

adresu zamieszkania,
numeru PESEL lub (przy braku numeru PESEL) rodzaju oraz numeru dokumentu potwierdzającego tożsamość,
wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do żądania owych informacji od osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
danych osobowych dzieci oraz innych członków najbliższej rodziny pracownika, w przypadku zamiaru korzystania ze szczególnych uprawnień przewidzianych prawem pracy,
numeru rachunku bankowego, jeśli dany pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
innych danych osobowych pracownika, jeśli ich podanie jest konieczne ze względu na korzystanie ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje poprzez złożenia oświadczenia pracownika.

Pracodawca ma dodatkowo prawo żądać podania innych danych niż wyżej wymienione, jeśli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów. Należy pamiętać, że pozyskując niewymienione powyżej dane osobowe, należy wziąć pod uwagę przepisy o ochronie danych osobowych.

Porady - jak wypełnić kwestionariusz osobowy dla pracownika i osoby ubiegającej się o zatrudnienie?

Dokument wypełnij rzetelnie - dane, które podajesz, muszą być zgodnie ze stanem faktycznym.

Kwestionariusz osobowy można wypełnić odręcznie (najczęstsza forma) lub elektronicznie. Pracodawca sam przenosi dane zawarte w dokumencie do systemu informatycznego, np. do akt pracowniczych.

W przypadku ręcznego wypełniania kwestionariusza, należy go wypełnić czytelnie, najlepiej drukowanymi literami.

Wskazane jest używanie czarnego lub niebieskiego długopisu.

Gdy natrafisz na pole w formularzu, które Cię nie dotyczy, należy skreślić pytanie. Wtedy księgowy lub pracownik działu kadr będzie wiedział, że to miejsce celowo zostało puste, a nie zostało przeoczone przez wypełniającego.

Kwestionariusz osobowy a RODO

Pracodawca jest zobowiązany do posiadania zgody pracownika do przetwarzania jego danych osobowych oraz do poinformowania go, w jakim celu oraz zakresie będą te dane przetwarzane.

Aktualnie obowiązuje rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE z dnia 27 kwietnia 2016 roku dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem ich danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenie dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 4.05.2016) – ogólne rozporządzenie o ochronie danych. Zaostrzyło to przepisy dotyczące pobierania od pracowników ich danych osobowych.

Od wejścia tych przepisów, pracodawca w kwestionariuszu osobowym może zażądać adresu poczty elektronicznej oraz numeru telefonu. Nie może z kolei żądać podania adresu zamieszkania. Dopuszczalny jest jednak adres korespondencyjny.

Zostały wprowadzone dodatkowe obostrzenia względem RODO, które nie są bezpośrednio związane z danymi, które są podawane w kwestionariuszu osobowym. Przykładowo - monitoring nie może być stosowany jako środek kontroli pracy.

Jakich danych nie powinien zawierać kwestionariusz osobowy dla pracownika?

Kodeks pracy określa też, których danych nie może żądać pracodawca.

Nie może żądać i przetwarzać danych, które dotyczą życia prywatnego, takich jak:

orientacja seksualna,
stan zdrowia,
wyznanie lub brak wyznania,
stan cywilny,
plany kobiety co do ciąży.

Pracownik może dodatkowo odmówić udzielenia innych danych, które nie wynikają z rzeczywistej potrzeby pracodawcy.

Obowiązek aktualizowania danych

Obowiązkiem pracownika jest aktualizowanie danych, które podał w dokumentacji pracowniczej, jeśli takie dane ulegną zmianie (np. nazwiska po ślubie). Pracodawca ma możliwość zobowiązania danego pracownika do zaktualizowania danych osobowych poprzez polecenie czy stosowną procedurę dotyczącą obowiązku zaktualizowania danych. W przypadku, gdy tego nie zrobi, może nie otrzymać informacji o dochodach lub świadczeń czy uprawnień pracowniczych mu przysługujących.

Przechowywanie dokumentacji pracowniczej

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Co to oznacza?

Oznacza to, że bez względu na ilość zatrudnionych osób i formę prowadzonej działalności, pracodawca jest zobowiązany założyć i prowadzić akta osobowe, odrębnie dla każdego z pracowników.

Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji, do 2018 roku pracodawca miał obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym też kwestionariuszy osobowych, przez 50 lat, licząc od następnego roku, po którym ustał stosunek pracy. Od 2019 roku skrócono okres przechowywania akt. Dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku wynosi on 10 lat.

Dopuszcza się możliwość skrócenia okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat. Jest to jednak opcja tylko dla pracowników zatrudnionych pomiędzy rokiem 1999 a 2018 oraz pod warunkiem przesłania do ZUS-u odpowiedniego oświadczenia ZUS OSW i raportu informacyjnego ZUS RIA.

Od 2019 roku pracodawca może gromadzić oraz przechowywać akta pracownicze w formie elektronicznej.

Kwestionariusz osobowy 2023 — wzory rządowe dla pracownika i kandydata do pobrania za darmo (PDF)

Przed wypełnieniem kwestionariusza osobowego warto spojrzeć na aktualnie obowiązujące wzory dokumentacji pracowniczej. Można je znaleźć na stronach Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej.

Zapoznanie z wzorami pozwoli Ci dowiedzieć się, czy otrzymany od pracodawcy kwestionariusz nie wykracza poza normy Kodeksu pracy.

Poniżej zamieszczamy przykładowy wzór kwestionariusza osobowego ze strony internetowej Ministerstwa Rodziny i Polityki Społecznej, gdzie znajdują się darmowe oraz aktualne wzory rządowe tego typu dokumentów dla pracownika i kandydata.