Proces rekrutacji

Proces rekrutacji - jak wygląda? Jakie są etapy rekrutacji?

2024-03-20 13:51:25

Proces rekrutacyjny – etapy rekrutacji, czyli co po kolei zrobić, żeby znaleźć dobrego pracownika?

Zatrudnienie nowej osoby wiąże się z przeprowadzeniem procesu rekrutacji. Proces rekrutacji pracowników jest wieloetapowym działaniem, którego przebieg wpływa na znalezienie dopasowanych i odpowiednio wykwalifikowanych pracowników. Wbrew pozorom nie jest to łatwe zadanie, a nieprzemyślane i nieodpowiednio przeprowadzone, najpewniej przyniesie efekt w postaci braku chętnych do pracy lub kandydatów z nieodpowiednimi kwalifikacjami.

W procesie rekrutacji możemy wymienić następujące składowe:

analiza zapotrzebowania firmy,
przemyślenie procedury działania,
napisanie dobrej jakości ogłoszenia o pracę,
dobór miejsca do wystawienia ogłoszenia,
selekcja nadesłanych CV, listów motywacyjnych i innych dokumentów aplikacyjnych,
rozmowa kwalifikacyjna,
przesłanie zadania praktycznego do wybranych kandydatów,
podpisanie umowy.

Jednak jak dokładnie wygląda proces rekrutacji? W jaki sposób przeprowadzić efektywną rekrutację? Jak pozyskać najlepszych kandydatów? Wszystkiego dowiesz się z tego artykułu!

Analiza zapotrzebowania firmy

Można by powiedzieć, że proces rekrutacji rozpoczyna się w momencie podjęcia decyzji o poszukiwaniu nowego pracownika. Jednak aby mieć pewność, jakiej dokładnie firmie brakuje osoby, należy przeprowadzić analizę zapotrzebowania firmy.

Oczywistym jest, że należy precyzyjnie ustalić, jakie wymagania powinien spełniać kandydat do pracy na danym stanowisku, tzn. jakie powinien mieć doświadczenie, umiejętności, wykształcenie itp. Pamiętaj, że do tego niezbędna jest również wiedza, jakiego wsparcia potrzebuje zespół. Co więcej, powinieneś również wiedzieć, jakie to wsparcie powinno być w kwestii mentalnej, tzn. jaka osobowość kandydata najlepiej wpłynie na zespół i na kulturę organizacji. Znając te potrzeby jesteś w stanie wyznaczyć umiejętności miękkie, które powinny cechować przyszłego pracownika.

Każdy drobiazg może mieć znaczenie. Dopiero po całościowym rozeznaniu możesz stworzyć precyzyjny obraz idealnego kandydata i pod jego kątem napisać ogłoszenie, ułożyć pytania do rozmowy kwalifikacyjnej czy zadania do sprawdzenia umiejętności praktycznych.

Przemyślenie procedury działania

Po pierwszym kroku powinieneś mieć już dokładny obraz kandydata. Czas na ustalenie reszty procesu rekrutacji.

W tym celu należy przemyśleć i zaplanować kolejne etapy rekrutacji. Musisz mieć konkretny plan działania, aby nie mieć na żadnym z etapów wątpliwości. Na początku zaplanuj krok po kroku proces rekrutacyjny, jak będzie wyglądał każdy etap, jakim rezultatem powinien się zakończyć. Następnie ustal wszelkie kryteria kwalifikacji kandydata na każdym z nich. W dodatku zastanów się nad drogą komunikacji z kandydatami jak i wewnętrznym zespołem (oni też powinni wyrazić swoje zdanie w kwestii nowej osoby w teamie). Ważne, aby cały proces oraz komunikacja były zrozumiałe zarówno dla kandydatów jak i wszystkich członków firmy.

Tutaj również powinieneś zastanowić się, jakie rodzaje rekrutacji warto przeprowadzić, czy warto wybrać rekrutację wewnętrzną, rekrutację zewnętrzną czy obydwie. Rekrutacja wewnętrzna jest to poszukiwanie kandydatów wśród pracowników już zatrudnionych w firmie. Rekrutacja zewnętrzna to natomiast poszukiwanie kandydatów spoza przedsiębiorstwa.

Napisanie dobrej jakości ogłoszenia o pracę

Pora na rozpoczęcie poszukiwania kandydatów i napisanie ogłoszenia o pracę. Mimo, iż zadanie nie wydaję się trudne, większość osób nie potrafi napisać profesjonalnego ogłoszenia, które przyciągnie kandydatów o odpowiednich kwalifikacjach, dopasowanych do profilu firmy. Co jest zatem kluczem do napisania takiego ogłoszenia?

Po pierwsze, w ogłoszeniu powinien być opisany dokładny obraz kandydata idealnego (tego, który został zobrazowany podczas analizy zapotrzebowania firmy). Pamiętaj, że jeśli pominiesz jakieś wymaganie, kandydat nie będzie o tym wiedział. Przykładowo - jeśli szukasz Przedstawiciela handlowego i zamiast napisać, że zależy Ci na doświadczeniu w branży OZE napiszesz w ogłoszeniu samo hasło "doświadczenie w sprzedaży", nie zdziw się, że dostaniesz CV od osób z doświadczeniem z wielu różnych branż. Podobna sytuacja będzie z każdym innych wymaganiem, typu wykształcenie czy umiejętności twarde i miękkie - brak dokładnego opisania skutkuje wysyłaniem CV przez niewłaściwych kandydatów. Czy nie lepiej zatem poświęcić więcej czasu na precyzyjne opisanie wszelkich wymagań niż na późniejszą analizę wielu niepasujących aplikacji?

Po drugie - precyzyjnymi wymaganiami przyciągniesz właściwych kandydatów. Pamiętaj jednak, że kandydat nie patrzy tylko na wymagania. Oczekuje przeczytać informacje, które są istotne dla niego, a nie tylko to co istotne dla firmy. O jakie wiadomości konkretnie może chodzić?

Z pewnością jedną z nich jest opis stanowiska pracy, obowiązków osoby na nim pracującej. Im bardziej będą one precyzyjne, tym większe prawdopodobieństwo, że kandydat złoży swoje dokumenty aplikacyjne. Mało dokładnie opisane obowiązki, ogólne hasła typu: "pozyskiwanie klientów", "analiza rynku", "sporządzanie projektów", "współpraca z innymi działami w firmie" zniechęcają kandydata. Pod tymi hasłami mogą się kryć różne obowiązki (można w różny sposób pozyskiwać klientów, różnymi sposobami i pod różnymi aspektami analizować rynek, sporządzać wiele różnych typów projektów oraz współpraca z innymi działami może opierać się na wielu aspektach). Kandydat może wyjść z założenia, że po co tracić czas na branie udziału w procesie rekrutacji w tej firmie, skoro nie wie dokładnie co go czeka.

Ważne są w dodatku benefity dla pracownika. One również powinny być dokładnie opisane. Hasło "kafeteria benefitów" nic nie mówi. Podobnie nic nie mówią "szkolenia". Jakie konkretnie szkolenia i w jakim czasie będą dostępne? Również warto wspomnieć o narzędziach wspomagających pracę. Jeśli np. oferujesz pracownikowi pracę zdalną, warto napisać, czy otrzyma komputer służbowy do pracy. Jeśli ma jeździć do klientów przyda mu się samochód lub chociażby karta paliwowa. Każdy aspekt wspomniany w ogłoszeniu może okazać się istotny.

Oczywistością jest również pensja. Najbardziej przyciągają ogłoszenia, w których wynagrodzenie jest ujawnione. Może oferujesz również jakieś premie dodatkowe? Koniecznie wtedy o tym wspomnij.

Pamiętaj, że warto również napisać, jak wygląda struktura zespołu lub firmy oraz jak firma dba o atmosferę w firmie.

Dodaj również odpowiednie zgody i pamiętaj o przetwarzaniu wszystkich nadesłanych danych zgodnie z RODO.

Dobór miejsca do wystawienia ogłoszenia

Po napisaniu ogłoszenia należy wybrać miejsca jego publikacji. Można je opublikować na firmowej stronie internetowej lub firmowych mediach, typu Facebook czy LindedIn. Kolejną opcją jest również publikacja na portalach pracy. Ważny jest dobór takiego portalu, który pomoże Ci znaleźć pracowników z odpowiednimi, wymaganymi przez Ciebie kwalifikacjami.

Jeśli poszukujesz pracowników sektora sprzedaży, w znalezieniu odpowiednich kandydatów pomoże Ci portal pracy pracahandlowiec.pl. Portal ten wyspecjalizował się w kompleksowym wspomaganiu procesu rekrutacji na stanowiska sprzedażowe, według autorskiego procesu. Współpraca rozpoczyna się od audytu treści ogłoszenia, następnie pracodawcy dostarczane są jakościowe CV, natomiast kandydaci są weryfikowani przekrojowo na podstawie 18 kompetencji sprzedażowych. Dzięki profesjonalnemu podejściu pracodawcy otrzymują pracowników o odpowiednich kwalifikacjach.

Selekcja nadesłanych CV, listów motywacyjnych i innych dokumentów aplikacyjnych

Po jakimś czasie od wystawienia ogłoszenia powinny zacząć napływać w wyznaczone przez Ciebie miejsce dokumenty aplikacyjne. Spośród nich musisz wybrać kandydatów, którzy przejdą do dalszych etapów rekrutacji. Dlatego tak ważne było wspomniane wcześniej ustalanie kryteriów awansu do dalszych etapów. W tym momencie powinieneś już wiedzieć, na co zwracać uwagę przy weryfikowaniu dokumentów. Przejrzyj zatem nadesłanie kandydatury i wybierz najlepsze dla swojej firmy. Pamiętaj, że jeśli chcesz coś doprecyzować, możesz w każdej chwili skontaktować się z wybraną osobą i dopytać o szczegóły. Dobrze, jeśli do każdego z aplikujących odeślesz wiadomość zwrotną o pozytywnym bądź negatywnym rozpatrzeniu kandydatury.

Rozmowa kwalifikacyjna

Wybranych kandydatów zaproś na rozmowę kwalifikacyjną. Pamiętaj, że nie tylko kandydat musi się do niej odpowiednio przygotować - Ty również.

Ważne jest Twoje pierwsze wrażenie. Jako reprezentant firmy powinieneś przynieść same pozytywne odczucia, zostawić wrażenie uprzejmej, pozytywnie nastawionej organizacji. Bądź miły i otwarty, słuchaj uważanie wypowiedzi kandydatów. Wrażenie profesjonalisty możesz zrobić jeszcze przed samą rozmową, wysyłając maila z potwierdzeniem spotkania, jego datą, godziną oraz adresem bądź stroną internetową (jeśli spotkanie odbędzie się online). Możesz przekazać również informacje o liczbie i stanowiskach osób uczestniczących w rozmowie, o obowiązujących ubiorze oraz jakie kwestie zostaną na niej poruszone. Dzięki temu kandydaci odpowiednio przygotują się do konwersacji i zmniejszy się ich poziom stresu.

Pamiętaj, aby zadawać precyzyjne i szczegółowe pytania. Otrzymasz wtedy precyzyjne i szczegółowe odpowiedzi. Staraj się również tak samo odpowiadać na pytania od kandydata.

Przesłanie zadania praktycznego do wybranych kandydatów

Kolejnym etapem może być przesłanie przez kandydatów zadania rekrutacyjnego. Oczywiście to od Ciebie zależy, czy ten etap się odbędzie, czy potrzebujesz sprawdzić umiejętności kandydata. Jeśli tak, opisz precyzyjnie wykonanie takiego zadania, podaj wszelkie wytyczne i wyznacz jego czas realizacji.

Po wyborze odpowiedniego kandydata czas na podpisanie umowy.

Wprowadzenie nowego pracownika również decyduje o sukcesie procesu rekrutacyjnego

Można powiedzieć, że proces rekrutacji kończy się na podpisaniu umowy. Jednak nie jest to równoznaczne z sukcesem tego procesu i całkowitym zaprzestaniem poszukiwań nowych pracowników. To, że dana osoba zdecydowała się pracować na danym stanowisku, nie oznacza, że na nim pozostanie. Być może nie będzie dobrze się czuła w zespole lub nie prosta swoim zadaniom bądź spodziewała się zupełnie innych zadań (w przypadku zbyt ogólnie opisanych obowiązków w ogłoszeniu). Jeśli zdecyduje się odejść, proces rekrutacyjny najpewniej zostanie wznowiony.

Analiza procesu rekrutacji i wyciągnięcie wniosków

Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego dobrze jest wyciągnąć wnioski: jakie były błędy, co mogło pójść lepiej, a co wyszło perfekcyjnie. Jeśli dany kandydat krótki czas po zatrudnieniu decyduje się na odejście, najpewniej wina leży po stronie osoby go zatrudniającej. Podobnie jeśli jakaś osoba zrezygnowała sama po rozmowie kwalifikacyjnej. Przyjrzyj się kolejnym etapom procesu rekrutacyjnego i zastanów się, gdzie leży błąd. Warto wiedzieć, że jednym z najczęstszych jest źle napisane ogłoszenie o pracę.

Ile trwa proces rekrutacyjny?

Nie ma jednej odpowiedzi na to pytanie. Zależy to zarówno od Ciebie (z ilu etapów składa się zaplanowany proces, jak solidnie przygotujesz wszystkie etapy i ile czasu na nie zaplanujesz) jak i kandydatów (ile czasu minie, zanim otrzymasz CV od odpowiednich osób i przejdziesz z nimi resztę procesu rekrutacji).

Rekrutacja pracownika z usługą "Bezpieczny handlowiec"

Chcesz powierzyć specjalistom rekrutację na stanowiska handlowe w Twojej firmie? Skorzystaj z usługi "Bezpieczny handlowiec"!

W tej usłudze zespół ekspertów pracahandlowiec.pl, którzy są wyspecjalizowani tylko i wyłącznie w rekrutacjach na stanowiska sprzedażowe, przejmuje na siebie wszelkie czynności związane z oceną kompetencji pracowników działu handlowego oraz przygotowanie zbiorczego podsumowania (raportu) razem z omówieniem. Pomoże Ci to w efektywnym i skuteczniejszym planowaniu zatrudnienia.

Dzięki usłudze "Bezpieczny handlowiec" dowiesz się, czy każdy z Twoich handlowców:

jest odpowiednim typem handlowca do sprzedaży Twoich produktów,
posiada kompetencje sprzedażowe na wymaganym poziomie,
jest zmotywowany do realizacji planu sprzedaży.

W skład tej usługi wchodzą następujące kroki:

Sales assessment (ocena kompetencji).
Dostarczenie profili kandydatów w formie raportu.
Rozmowa podsumowująca z ekspertem pracahandlowiec.pl.

Nasi eksperci posiadają co najmniej 10 letnie doświadczenie zawodowe i rozumieją w praktyce zarówno proces sprzedaży jak i proces rekrutacji. W praktyce oznacza to, że codziennie mają do czynienia z takim pojęciami sprzedażowymi jak: leady, deale, cykl sprzedaży, szanse sprzedażowe, prospecting, lejki sprzedażowe, kwalifikowanie kontaktów, pipeline, cross-selling, up-selling, hunter, farmer, sprzedaż aktywna, sprzedaż pasywna i wiele innych.