Proces rekrutacji

Fluktuacja kadr - jak zmniejszyć rotację pracowników w firmie?

2023-12-21 14:25:41

Czym jest fluktuacja kadr?

Fluktuacja kadr (znana również jako płynność kadr lub po prostu rotacja pracowników) to proces przemieszczania się pracowników zarówno w obrębie jednej organizacji, jak i pomiędzy różnymi firmami. W zakres fluktuacji wchodzą zwolnienia i dobrowolne odejścia oraz przemieszczanie się pracowników np. pomiędzy stanowiskami.

Rodzaje fluktuacji kadr

Fluktuację pracowników można podzielić w następujący sposób:

fluktuacja dobrowolna - podyktowana jest decyzją pracownika, który po prostu chce zmienić swoje miejsce pracy,
fluktuacja niedobrowolna (wymuszona) - obejmuje pracowników zwolnionych (dyscyplinarnie, za porozumieniem stron oraz pracowników, którym nie przedłużono umowy),
fluktuacja pożądana - występuje w sytuacji, gdy odchodzą pracownicy, osiągający słabe wyniki,
fluktuacja niepożądana - dotyczy odejścia pracowników wydajnych i wartościowych,
fluktuacja nieunikniona - wynika z przejścia na emeryturę, urlop macierzyński lub chorobowy, dotyczy również śmierci pracownika,
fluktuacja, której da się uniknąć - sytuacja, gdy istnieje możliwość, by zatrzymać pracownika w firmie.

Wskaźnik fluktuacji ogólnej

Z całą pewnością warto się przyglądać rotacji pracowników w firmie i można do tego wykorzystywać wskaźniki fluktuacji kadr, jednak należy pamiętać, że bez dalszego zastanowienia się ten wynik jest tylko i wyłącznie liczbą. Interpretując poziom fluktuacji kadr weź również pod uwagę wielkość przedsiębiorstwa. W przypadku firmy 10, a 1000 osobowej nagłe odejście pracownika znacznie inaczej przedstawia się procentowo.

Roczny wskaźnik fluktuacji możemy policzyć w następujący sposób:

Liczba wszystkich pracowników, którzy opuścili firmę w ciągu roku/Średnia liczba wszystkich osób zatrudnionych w firmie w ciągu roku * 100%

Zauważ, że dolna liczba dotyczy średniej liczby osób zatrudnionych, czyli jeśli na początku stycznia 2023 zatrudniałeś 150 osób, a na koniec grudnia 2023 będziesz miał 180 pracowników, średnia liczba wyniesie: (150+180)/2=165 osób.

Zanim podniesiesz alarm dotyczący wysokiego wskaźnika fluktuacji, przeanalizuj dokładnie co kryje się za rotacją pracowników. Może to wynikać z fluktuacji nieuniknionej, a być może chwilowa duża rotacja pracowników dotyczy handlowców, którzy i tak nie byli zbyt efektywni i nie pracowali wydajnie?

Fluktuacja pracowników w działach sprzedaży

Krzysztof Cybulski w publikacji "Przyczyny i konsekwencje wysokiej fluktuacji personelu sprzedażowego" podaje, że ogólna fluktuacja w sprzedaży kształtuje się na poziomie co najmniej 20%. Po zagłębieniu się w te dane widać jednak ogromne zróżnicowanie branżowe.

W sektorze ubezpieczeniowym wskaźnik fluktuacji kadr nie dociera zazwyczaj do 15%, podczas gdy w sektorze handlu detalicznego i hurtowego przekracza 40%.

Wysoką fluktuacją charakteryzuje się również dział sprzedawców telefonicznych, czyli telemarketingu, gdzie wskaźnik powyżej 50% nikogo nie dziwi oraz grupa sprzedawców-merchandiserów (wskaźnik nawet do 80%). Stabilna jest za to sytuacja pracowników działów finansowych - wskaźnik fluktuacji wynosi zaledwie 5%.

Jakie mogą być skutki dużej fluktuacji kadr?

Wysoka fluktuacja kadr nie jest zjawiskiem pożądanym w żadnym przedsiębiorstwie. Każde odejście pracownika zaburza pracę firmy oraz przede wszystkim wiąże się z kosztami przeznaczonymi na rekrutację, a następnie szkolenie nowego kandydata.

Krzysztof Cybulski podaje, że fluktuacja może kosztować rocznie po przeliczeniu na jednego odchodzącego pracownika od 25% do 200% wartości jego rocznego wynagrodzenia. Składają się na to koszty administracyjne (odprawa, obsługa dokumentów itd.), koszty szkoleń oraz nowej rekrutacji (koszty ogłoszeń, reklam, odbycia rozmów kwalifikacyjnych, utrzymania działu HR).

Rotacja pracowników oczywiście ma także wpływ na funkcjonowanie firmy. Nadmierna fluktuacja kadr może przyczyniać się do braku płynności przedsiębiorstwa, a tym samym obniżonej sprzedaży, przez brak wystarczającej ilości kompetentnego, przeszkolonego personelu w danej chwili.

Czy fluktuacja zawsze jest złym zjawiskiem?

Rezygnacja z pracy bądź zwolnienie pracownika nie zawsze jest dla przedsiębiorstwa negatywnym zjawiskiem, a czasami wręcz przeciwnie. Często z firmy odchodzą pracownicy, którzy byli niewydajni, nie realizowali planów sprzedażowych, a przez to obniżali morale zespołu. To daje szanse na zatrudnienie nowego, wartościowego pracownika.

Poza tym fluktuacja wpływa na konkurencyjność na rynku pracy, co jest zjawiskiem pozytywnym przede wszystkim dla samego pracownika, który ma szanse na znalezienie pracy na danym stanowisku np. z większym wynagrodzeniem.

Dlaczego pracownicy odchodzą?

Co ma bezpośredni wpływ na fluktuację kadr, czyli dlaczego tak naprawdę pracownicy rezygnują z pracy?

Autorzy raportu TalentTrends Polska 2023 donoszą, że 94% wszystkich pracowników jest otwartych na poszukiwanie nowych wyzwań zawodowych i to niezależnie od posiadanego stażu. Ten miażdżący wynik pokazuje, że jednoznacznie mamy to czynienia z rynkiem pracownika, a kultura długoterminowego zatrudnienia odeszła w zapomnienie.

Pojawienie się nowej możliwości pracy często jest katalizatorem zmian. Jeśli nowy pracodawca oferuje atrakcyjne wynagrodzenie, ciekawsze benefity czy projekty, pracownicy decydują się na zwolnienie. Ważnym aspektem dla pracowników jest również możliwość rozwoju zawodowego i realizowanie ciekawych zadań, stanowiących wyzwanie.

W skrajnych przypadkach z pracy odchodzą pracownicy doświadczający mobbingu czy wypalenia zawodowego.

Błędy podczas rekrutacji a fluktuacja pracowników

Jeżeli poziom rotacji pracowników w Twojej firmie jest zbyt wysoki, powinieneś przyjrzeć się procesowi rekrutacji i selekcji kandydatów. Obecne czasy pokazują, że od wieloletniego doświadczenia o wiele cenniejsze są predyspozycje indywidualne i posiadane umiejętności. Palącym problem działów HR zatrudniających pracowników do działów sprzedaży jest fakt, iż rekruterzy nie są wystarczająco wyspecjalizowani w tej dziedzinie. Nie wiedzą jak w praktyce przebiega proces sprzedaży, jaki typ handlowca w firmie jest najbardziej odpowiedni, oraz jakie krytyczne kompetencje taka osoba powinna posiadać, żeby realizować założone plany sprzedażowe. Jeśli również dostrzegasz ten problem w swojej firmie zwróć uwagę na usługę "Bezpieczny handlowiec", w której eksperci z ponad 10-letnim doświadczeniem w rekrutacjach sprzedażowych zajmą się wyborem idealnego kandydata. Usługa obejmuje przegląd i weryfikację CV, rozmowy rekrutacyjne, ocenę kompetencji i podsumowanie w formie raportu oraz rozmowy ze specjalistą z portalu pracahandlowiec.pl.

Zatrudnianie niekompetentnych pracowników naraża firmę na dodatkowe koszty związane z faktem, iż handlowcy nie przynoszą zysku, co w efekcie prowadzi do konieczności przeprowadzenia kolejnej rekrutacji lub przeznaczenia znacznych środków na szkolenia. Nie ryzykuj! Postaw na usługę "Bezpieczny handlowiec".

Jak zatrzymać pracowników w firmie, czyli jak przeciwdziałać wysokiej fluktuacji kadr?

Jako pracodawca musisz sobie uświadomić, że pracownicy są jednym z najcenniejszych zasobów w Twojej firmie, który w dodatku jest trudno dostępny. Pomyśl jak trudne zadanie stoi przed Tobą bądź przed kierownikami czy menedżerami (w zależności od wielkości Twojego przedsiębiorstwa) polegające na utrzymaniu pracowników. Szczególnym wyzwaniem jest zatrzymanie w firmie tych najcenniejszych sprzedawców, generujących największe przychody.

Poza tym warto podkreślić, że o wiele lepiej pod względem finansowym jest zatrzymać obecnego pracownika w firmie, np. dając mu podwyżkę, niż poszukiwać nowego kandydata.

Co warto zrobić, by zatrzymać pracowników w obecnym miejscu pracy?

Najpierw należy poznać przyczyny dlaczego pracownicy odchodzą z firmy, a następnie zaplanować odpowiednie działania naprawcze. Jeżeli Twój dział liczy kilkadziesiąt lub kilkaset osób możesz skorzystać z dedykowanych do tego celu rozwiązań. Są to aplikacje typu pulse check, które pomogą Ci w szybki sposób zebrać od pracowników odpowiednie informacje. Sprawdź aplikację harmonyteam i zacznij dbać o zadowolenie pracowników działu sprzedaży już dziś!

Jeżeli Twój dział liczy kilka osób, to warto porozmawiać szczerze z pracownikami. Najczęstsze rozwiązania wpływające na zadowolenie pracowników to:

czytelna ścieżka awansu - Twoi pracownicy jasno powinni wiedzieć, kiedy mogą spodziewać się zmiany na wyższe stanowisko i jakie umiejętności muszą posiąść, by to się stało,
atrakcyjne wynagrodzenie - godziwe wynagrodzenie jest podstawą zatrzymania pracownika w firmie,
ilość obowiązków dostosowana do czasu pracy - kultura pracy ponad siły przeminęła, teraz pracownicy cenią sobie work life balance,
benefity - dodatkowe świadczenia stają się już standardem w firmach sprzedażowych. Sprawdź artykuł pt. Jakie benefity zaoferować pracownikom sprzedaży?
atmosfera - większość z nas w pracy spędza 8 godzin, czyli aż 1/3 dnia. Pamiętaj, że spora grupa pracowników ceni miłą, spokojną atmosferę nawet bardziej niż pieniądze.

Podsumowanie

Z nadmierną fluktuacją kadr boryka się mnóstwo pracodawców, a ciągłe poszukiwanie nowych pracowników jest zarówno trudne, kosztowne, jak i uciążliwe. Jeśli chcesz poprawić swoją sytuacje i zapobiec kolejnym odejściom z Twojej firmy, przyjrzyj się procesom w Twojej firmie, zaczynając od sposobów rekrutacji i selekcji kandydatów. Pamiętaj również o docenianiu pracowników - stwórz czytelną ścieżkę awansu, zaoferuj benefity i zadbaj o atmosferę.

---