Zarządzanie sprzedażą

Całkowity koszt pracodawcy w 2024 roku

2024-04-11 14:03:07

Czym jest koszt zatrudnienia pracownika?

Koszt zatrudnienia to całkowity koszt ponoszony przez przedsiębiorcę, który musi ponieść zatrudniając pracownika.

Oczywistym faktem jest to, że pracodawca zatrudniający pracownika musi mu wypłacić pensję za jego pracę, a wcześniej odprowadzić od niej wszelkie podatki czy składki ZUS oraz składkę zdrowotną. Jednak niestety często nie są to jedyne koszta pracodawcy. Wszystko zależy od rodzaju umowy, jaka została zawarta pomiędzy stronami.

Chcesz dowiedzieć się więcej na temat tego, jakie konkretnie koszty ponosi pracodawca i jaki jest całkowity koszt zatrudnienia pracownika? Przeczytaj ten artykuł!

Koszt całkowity zatrudnienia pracownika przy umowie o pracę

Zatrudnienie pracownika na umowę o pracę wiąże się z wypłaceniem pracownikowi kwoty netto, tzn. kwoty brutto pomniejszonej o składkę zdrowotną (płaci ją pracownik), składki ZUS (emerytalne, rentowe, wypadkowe, na Fundusz Pracy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) oraz składki PPK (jeżeli pracownik zdecydował się je opłacać), składki społeczne i podatek dochodowy.

Według Biznes.gov do opłat ZUS potrącanych z wynagrodzenia pracownika (składka emerytalna, chorobowa, rentowa, zdrowotna) musi dopłacić również pracodawca. Finansuje on:

Ubezpieczenie emerytalne - 9,76% od pensji brutto,
Ubezpieczenie rentowe - 6,50% od pensji brutto,
Ubezpieczenie wypadkowe - występuje zmienna stopa procentowa, zazwyczaj jest to 1,67% od pensji brutto,
Składkę na Fundusz Pracy - 2,45% od pensji brutto,
Składkę na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych - 0,1% od pensji brutto.

W przypadku umowy o pracę pracownik może w dodatku wyrazić chęć uczestnictwa w Pracowniczych Planach Kapitałowych (PPK), za które płaci również pracodawca. Obowiązkowa wpłata podstawowa pracodawcy wynosi 1,5% pensji brutto. Może również dokonywać dokonywać dodatkowej wpłaty w wysokości 2,5% pensji brutto. Co ważne, pracodawca nie może decydować o tym, kiedy będzie ponosił koszty związane z uczestnictwem w tym programie. Decyzję o chęci uczestnictwa i tym samym opłacania składek podejmuje pracownik.

W dodatku należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy, obliczany według skali podatkowej, uzależnionej od wysokości wynagrodzenia.

Warto wspomnieć, że całkowity koszt zatrudnienia pracownika może przekraczać jego wynagrodzenie nawet o 20-30%.

Całkowity koszt zatrudnienia - przykład minimalnej krajowej

Minimalne wynagrodzenie od stycznia 2024 roku wynosi 4242 zł brutto, natomiast od lipca tego samego roku wyniesie - 4300 zł brutto.

Jak podaje Biznes.gov, całkowity koszt zatrudnienia pracownika na podstawie umowy o pracę na pełny etat przy minimalnym wynagrodzeniu w 2024 roku to kwota 5 110,76 zł (4 242,00 zł - płaca minimalna, 414,02 zł - składka emerytalna, 275,73 zł - składka rentowa, 70,84 zł - składka na ubezpieczenie wypadkowe, 103,93 zł - składka na Fundusz Pracy, 4,24 zł - składka na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych).

Wzrost minimalnego wynagrodzenia powoduje wzrost kosztów zatrudnienia pracownika, co (jak pokazano na przykładzie) obejmuje nie tylko samą pensję, ale również składki ZUS finansowane przez pracodawcę (emerytalne, wypadkowe, rentowe, na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych) i ewentualne wpłaty na PPK.

Wyjątki od odprowadzania składek

Jak podaje ZUS, istnieje kilka wyjątków, w przypadku których nie trzeba opłacać za pracownika składki na Fundusz Pracy oraz na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Obejmuje to:

kobiety, które ukończyły 55 rok życia,
mężczyzn, którzy ukończyli 60 rok życia,
osoby powracające z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich i wychowawczych (zwolnienie z tych opłat przysługuje przez 36 miesięcy od pierwszego miesiąca po powrocie z urlopu),
pracownicy, którzy ukończyli 50 lat i przez okres 30 dni przed zawarciem umowy o pracę pozostawali w ewidencji bezrobotnych Powiatowego Urzędu Pracy (takie zwolnienie przysługuje przez okres 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy),
pracownicy, którzy zostali skierowani do pracy przez Powiatowy Urząd Pracy, którzy nie ukończyli 30 lat (takie zwolnienie przysługuje przez okres 12 miesięcy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę).

Koszty przy zatrudnieniu pracownika na umowę zlecenie

Według aktualnego prawa, o którym możemy dowiedzieć się ze strony Biznes.gov, koszty zatrudnienia pracownika na umowę zlecenie zawierają:

Wynagrodzenie brutto,
Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę − w tym ubezpieczenie emerytalne (9,76%), rentowe (6,50%), wypadkowe (1,67%), FP (2,45%), i FGŚP (0,10%),
Składki ZUS finansowane przez zleceniobiorcę − emerytalne (9,76%), rentowe (1,50%), zdrowotne (9,00%), i dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%),
Wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) − podstawowa wpłata wynosi 1,5% wynagrodzenia zleceniobiorcy, z możliwością dodatkowej wpłaty do 2,5% wynagrodzenia.

Od stycznia 2024 roku pracownik zatrudniony na umowę zlecenie musi otrzymać minimalną stawkę wynosząca 27,70 zł/godzinę. Od lipca będzie to 28,10 zł/godzinę.

Ponoszone koszta (zarówno przez pracodawcę jak i pracownika) zależą od statusu zleceniobiorcy, tzn. czy ma ukończone 26 lat, czy jest uczniem lub studentem, czy umowa zlecenie jest jego jedynym źródłem dochodu oraz czy prowadzi działalność gospodarczą.

Opłacanie składek na umówię zlecenie, a status zleceniobiorcy

Opłacanie składek jest zależne od tego, czy umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu pracownika czy też nie. Jeśli jest jedynym źródłem dochodu, pracodawca ma obowiązek odprowadzić składki społeczne, na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych i Fundusz Pracy.

Inaczej to wygląda jeśli dany pracownik wykonuje prace na podstawie kilku umów lub jest zatrudniony i prowadzi przy tym własną działalność gospodarczą. Jeżeli pracownik jest zatrudniony na dwie lub więcej umowy zlecenia, wówczas sam wybiera, z której chce odprowadzać składki. Jednak musi z niej uzyskiwać conajmniej minimalne wynagrodzenie. W przypadku, gdy pracownik nie zarabia z niej minimalnego wynagrodzenia, opodatkowaniu ulegają wówczas inne umowy. Należy jednak uważać, gdyż ZUS może zakwestionować sytuację, w której pracodawca zatrudnia jednego pracownika na kilka równoległych umów zlecenia. Może to być odebranie jako sztuczne zaniżanie składek.

Jeśli zawrzesz umowę zlecenie z własnym pracownikiem, z którym zawarłeś wcześniej umowę o pracę, to oskładkowane są obydwie umowy. Nie płacisz składek za umowę zlecenie w przypadku, gdy pracownik jest objęty ubezpieczeniem społecznym z innych tytułów w innym przedsiębiorstwie.

Jeśli zatrudniasz na umowę zlecenie emeryta lub rencistę, podlega on obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym, tzn. ubezpieczeniu emerytalnemu, rentowemu i wypadkowemu. Ubezpieczenie chorobowe jest natomiast dobrowolne. Nie musisz opłacać składek w przypadku, gdy emeryt lub rencista jest zatrudniony w innych przedsiębiorstwie i osiąga w nim conajmniej minimalne wynagrodzenie.

Ubezpieczeń nie płacisz również, jeśli zatrudniasz na umowę zlecenie ucznia szkoły podstawowej i studenta, który nie ukończył 26 lat. Jako ucznia możemy uznać osobę, która do 31 sierpnia każdego roku:

kontynuuje naukę w tej samej szkole,
skończyła szkołę i rozpoczyna naukę w szkole, w której rok szkolny rozpoczyna się 1 września,
ukończyła szkołę i nie kontynuuje nauki.

Jeśli dana osoba po ukończeniu szkoły średniej przedstawi zaświadczenie o przyjęciu na studia wyższe, uznaje się ją za ucznia do dnia 30 września.

Studentem zaś jest osoba przyjęta na studia, która rozpoczyna studia i nabywa prawa studenta z chwilą złożenia ślubowania. Należy pamiętać, że studentami nie są studenci studiów doktoranckich i studiów podyplomowych.

Jeśli zatrudniasz zleceniobiorcę prowadzącego działalność gospodarczą, obowiązek płacenia składek na ubezpieczenia społeczne zależy od wysokości wynagrodzenia z umowy zlecenia oraz podstawy wymiaru składek z tytułu działalności gospodarczej. W przypadku, gdy zleceniobiorca opłaca składki firmowe na ogólnych zasadach (od podstawy nie niższej niż 60% przeciętnego wynagrodzenia), z umowy zlecenia należy opłacić tylko składki zdrowotne. Jeśli jednak zleceniobiorca opłaca składki na preferencyjnych zasadach (od podstawy wymiaru równej 30% minimalnej krajowej), z umowy zlecenia należy opłacić składki na ubezpieczenie społeczne jak i zdrowotne.

Koszty zatrudnienia na umowę o dzieło

Jeśli chodzi o zatrudnienie pracownika na umowę o dzieło, Biznes.gov podaje, że koszty pracodawcy ograniczają się tylko do wynagrodzenia pracownika brutto. Nie odprowadza się składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych (za wyjątkiem zawarcia umowy o dzieło z własnym pracodawcą).

W umowach o dzieło nie obowiązuje minimalna krajowa czy stawki godzinowe. Stąd pracodawca nie ma obowiązku zapewnienia pensji w wysokości minimalnego wynagrodzenia.

Pośrednie koszty zatrudnienia

W związku z zatrudnieniem pracownika pracodawca może (i najczęściej ponosi) dodatkowe koszty, które nie są związane z wynagrodzeniem pracownika czy odprowadzaniem różnych składek.

Do tych kosztów można zaliczyć:

wdrożenie pracownika, szkolenie BHP, szkolenia podnoszące kwalifikacje - koszty wynagrodzenia pracowników za ich poświęcony czas, koszty wynagrodzenia osób prowadzących szkolenie, koszty poświęconych zasobów, koszty szkoleń wykupionych od zewnętrznych firm,
badania lekarskie,
przygotowanie stanowiska pracy - zakup sprzętu, mebli, narzędzi niezbędnych do pracy, odzieży roboczej, zapewnienie warunków zgodnych z przepisami BHP,
koszty ponoszone w trakcie pracy - opłaty za prąd, wodę, paliwo, ewentualne posiłki, przekąski, kawa, herbata,
koszty zaoferowanych pracownikom benefitów,
koszty związane z nieobecnością pracownika - wynikające z zapewnienia płatnego urlopu wypoczynkowego, koszty wynikające z zastępstwa pracownika.

Podsumowanie

Jak już wspomniano, całkowity koszt pracodawcy zależy od zawartej umowy pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Przeważnie jest sumą, która zawiera bezpośrednie wynagrodzenie pracownika (wynagrodzenie brutto) jak i szereg dodatkowych kosztów, w tym składki ZUS finansowane przez pracodawcę, wpłaty do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) czy inne obligatoryjne opłaty.

Warto pamiętać, że koszty zatrudnienia pracownika to nie tylko składowe podane powyżej. To również inne koszta, do których można zaliczyć wszelkie szkolenia, finansowanie badań lekarskich, przygotowanie stanowiska pracy oraz koszty związane z ewentualnymi nieobecnościami pracownika.

Sprawdzaj aktualne przepisy

Pamiętaj, że artykuł prezentuje informacje aktualne w momencie jego opublikowania i ma jedynie charakter informacyjny. Jeśli planujesz zatrudnić pracownika zalecamy zapoznać się z aktualnie obowiązującymi przepisami prawnymi.

---