Jak sprawnie przygotować zespół sprzedażowy do urlopu?

Witaj w cyklu "Okres urlopowy w dziale sprzedaży".

Chcesz być na bieżąco? Sprawdź pozostałe artykuły!

➡️ Wymiar urlopu wypoczynkowego, czyli ile urlopu mi przysługuje?

➡️ Wniosek o urlop wypoczynkowy - darmowy wzór dla pracownika sprzedaży!

➡️ Jak sprawnie przygotować zespół sprzedażowy do urlopu?

Urlop wypoczynkowy to bardzo ważna przerwa, która pozwoli Twoim pracownikom pracować wydajnie i efektywnie. Nie lekceważ wartości, jaką niesie wypoczynek. Dobry spędzony urlop jest czynnikiem chroniącym przed wypaleniem zawodowym i pozwala czerpać radość z pracy po powrocie.

Jeśli jesteś osobą zarządzającą zespołem sprzedażowym i wraz z upływem każdego miesiąca pracy i zbliżaniem się okresu urlopowego coraz bardziej martwisz się, jak rozplanować ten czas, by w chwili rozpoczynania urlopu mieć spokojną głowę, ten artykuł jest dla Ciebie.

Prawo do urlopu oraz wymiar urlopu wypoczynkowego

Kwestie urlopu wypoczynkowego w Polsce reguluje Kodeks Pracy. Pamiętaj, że przepisy Kodeksu Pracy dotyczą osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę.

Prawo do urlopu wypoczynkowego nabywa pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Prawo do kolejnych urlopów pracownik nabywa z każdym nowym rokiem kalendarzowym.

Wymiar urlopu wypoczynkowego jest zależny od stażu pracy i wynosi:

• 20 dni urlopu wypoczynkowego dla pracowników ze stażem pracy poniżej 10 lat,
• 26 dni urlopu wypoczynkowego dla pracowników ze stażem pracy powyżej 10 lat.

Do stażu pracy wlicza się czas trwania nauki w następującym wymiarze. Ukończenie:

• zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż 3 lata,
• średniej szkoły zawodowej - przewidziany programem nauczania czas trwanie nie więcej niż 5 lat,
• średniej szkoły ogólnokształcącej - 4 lata,
• szkoły policealnej - 6 lat,
• szkoły wyższej - 8 lat.

Urlop wypoczynkowy, a Kodeks Pracy

Jeżeli interesują się kwestie prawne dotyczące urlopu wypoczynkowego, chcesz wiedzieć od czego zależy wymiar urlopu wypoczynkowego, jakie są zasady udzielaniu urlopu i poznać sposób obliczania ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop wypoczynkowy przeczytaj nasz artykuł pt.: Wymiar urlopu wypoczynkowego, czyli ile urlopu mi przysługuje?

Pamiętaj, że w pierwszej kolejności chcąc skutecznie rozplanować okres urlopowy w dziale sprzedaży, musisz dobrze znać przepisy obowiązujące pracowników, by nie działać w sprzeczności z nimi. Przydatna może być wiedza nie tylko na temat wymiaru urlopu, ale również np. kiedy możesz odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego czy obliczenie urlopu pracownika, który rozpoczął pracę w środku roku kalendarzowego lub gdy przysługuje mu niepełny dzień urlopu. Inne ważne kwestie to przykładowo, co zrobić w sytuacji ustania stosunku pracy i niewykorzystanego urlopu oraz jak traktować okresy poprzedniego zatrudnienia nowego pracownika.

Kwestię urlopu wypoczynkowego regulują artykuły 152-173 Kodeksu Pracy.

Udzielanie urlopów wypoczynkowych

Twoim obowiązkiem jako pracodawcy jest udzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego. Przy udzielaniu urlopu stosuje się zasadę, że w przypadku pełnego wymiaru czasu pracy i umowy o pracę, 1 dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy.

W przypadku pracowników pracujących w niepełnym wymiarze czasu pracy, urlopu wypoczynkowego udziela się w wymiarze proporcjonalnym, czyli np. w przypadku pracy na 3/4 etatu, 1 dzień urlopu odpowiadał będzie 6 godzinom pracy.

Plan urlopów

Warto wiedzieć, że Kodeks Pracy daje Ci jako pracodawcy prawo do ustalenia planu urlopów. Pamiętaj jednak, że ustalając taki plan urlopów i tak musisz wziąć pod uwagę wnioski pracowników.

Skorzystaj z tego prawa i zapytaj pracowników o plany urlopowe z wyprzedzeniem. Planowanie z wyprzedzeniem pozwoli Ci zminimalizować wpływ nieobecności pracownika na pracę całego działu.

Zmiana terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Kodeks Pracy na podstawie art. 164 dopuszcza sytuację przesunięcia terminu urlopu wypoczynkowego na wniosek pracownika. Taka zmiana powinna być umotywowana ważnymi przyczynami.

Możesz odrzucić wniosek pracownika, jeśli jego nieobecność zaburzy normalny tok pracy firmy.

Czy wiesz czym zajmuje się Twój pracownik?

Urlopowa nieobecność pracownika może okazać się nie lada wyzwaniem, jeśli nie masz tak naprawdę pojęcia, czym dokładnie się on zajmuje. Tzn. jakich Klientów obsługuje? Co dokładnie im oferuje? Na jakim etapie lejka sprzedażowego jest Twój pracownik z nowym Klientem?

Oczywiście, żebyś wiedział absolutnie wszystko jest w zasadzie niemożliwe. Co zrobić w takiej sytuacji? W sytuacjach takich jak te, życie ułatwia porządny system CRM, regularnie prowadzony przez handlowca.

System CRM (z ang. Customer Relationship Management) czyli system zarządzania kontaktami z klientem pozwoli Ci uporządkować wszystkie działania podejmowane przez pracowników, odpowiednio zarządzać procesem sprzedaży, raportować, a nawet zautomatyzować proces obsługi klientów. I co najważniejsze w sytuacji urlopu handlowca, CRM może przechowywać wszystkie dane dotyczące Klientów, kontaktu z nimi oraz przeprowadzanych transakcji.

Jeśli jeszcze tego nie robisz, warto poświęcić czas na wdrożenie CRM i przeszkolenie pracowników, by odpowiednio z niego korzystali, a to w sytuacjach planowanych czy niespodziewanych nieobecności pozwoli Ci oszczędzić czas i nerwy.

Przedurlopowe spotkanie

Spotkaj się z pracownikiem przed jego urlopem wypoczynkowym z minimum tygodniowym wyprzedzeniem i ustalcie najważniejsze kwestie, które koniecznie musicie domknąć wcześniej. Ważny Klient? Duża transakcja?

Jeśli okaże się, że nie będziecie w stanie zakończyć wszystkich spraw, ustalcie priorytety i wybierzcie najważniejsze z nich. W takiej sytuacji zadania możecie podzielić na:

• do zrobienia w tygodniu przedurlopowym,
• do oddelegowania innemu pracownikowi na czas urlopu,
• oraz na takie, które mogą zaczekać na powrót z wakacji.

Przekazanie obowiązków i wyznaczenie osoby zastępującej

Nie oszukujmy się, ale przejmowanie cudzych obowiązków, nie jest komfortowe dla pracownika, który musi wziąć ten ciężar na swoje barki. Zadbajcie wspólnie z pracownikiem, któremu udzielasz urlopu, by osoba, która musi przyjąć obowiązki, nie przejmowała wszystkich zajęć służbowych z pełnych 8 godzin pracy, a jedynie najważniejsze zadania, które nie mogą zaczekać.

Rozważcie również rozdzielenie obowiązków na kilku pracowników, jeśli mają oni odpowiednie kwalifikacje, by je wykonywać.

Skorzystaj z Autorespondera

Atoresponder jest automatyczną odpowiedzią, którą dostaje nadawca maila w przypadku nieobecności odbiorcy. Ustawienie takiej wiadomości na pewno nie potrwa długo, a dla Twoich Klientów będzie jasnym przekazem, że ich mail dotarł, lecz na odpowiedź muszą poczekać.

Co powinna zawierać taka wiadomość? Zdecydowanie zakres dat, w których nieobecny jest pracownik lub termin powrotu. Dobrze również, by w wiadomości zawrzeć informacje do kogo można się odezwać w sprawach nagłych i pilnych.

Wiadomość zwrotna może być utrzymana w mniej lub bardziej formalnym tonie, w zależności od relacji, jakie tworzysz Ty lub Twój pracownik z Klientem.

Poniżej znajdziesz 2 przykłady autoresponderów.

Przykład 1:

Dzień dobry,

dziękuję za wiadomość. W terminie xxx-xxx przebywam na urlopie, ale odpowiem na nią niezwłocznie po powrocie.

W sprawach pilnych prosze o kontakt z (imię, nazwisko, telefon, email)

Dziękuję za wyrozumiałość.

Z poważaniem,
XYZ

Przykład 2:

Cześć!

Jeśli czytasz tę wiadomość, oznacza to, że właśnie cieszę się upragnionym urlopem.

Jeśli Twoja sprawa nie może zaczekać do (termin powrotu), odezwij się do (imię, nazwisko, telefon, email).

Do usłyszenia!
XYZ

Powiadom o urlopie najważniejszych Klientów

Ten punkt jest zależny od produktu, który sprzedajesz, długości cyklu jego życia oraz długości cyklu sprzedażowego. Jeśli pracujesz z Klientem, z którym kontaktujesz się raz na pół roku i niedawno przeprowadziłeś transakcje, nie ma sensu powiadamiać go o urlopie.

Jednak, jeśli obecnie jesteś w trakcie sprzedaży i ta kwestia nie jest jeszcze dopięta, daj Klientowi znać, że przez np. najbliższy tydzień Cię nie będzie. Być może w ten sposób zmobilizujesz go do szybszego podjęcia decyzji lub po prostu okażesz mu szacunek, informując go. Zdecydowanie lepiej, żeby dowiedział się bezpośrednio od Ciebie, niż czytając otrzymaną zwrotkę email.

A tuż przed urlopem...

Na koniec, gdy już masz dopięte wszystkie kwestie formalne, możesz po prostu posprzątać swoje biurko. Twój powrót do pracy po urlopie będzie zdecydowanie milszy, jeśli zostawisz swoje miejsce pracy czyste i uporządkowane.

BONUS! Checklista, która pomoże Ci skutecznie przygotować się do urlopu!

1. Zrób listę klientów lub skorzystaj z CRM, którzy wymagają kontaktu w okresie Twojego urlopu wypoczynkowego.
2. Sprawdź czy dla każdego Klienta masz założony w systemie CRM lead lub deal.
3. Dopisz do każdego Klienta aktualną sytuację (notatkę) lub sprawdź w CRM czy każdy lead, deal posiada aktualny opis tego co się dzieje w procesie sprzedaży i jakie są następne kroki. Dzięki temu osoba zastępująca będzie miała spisane informacje, do których będzie mogła w każdej chwili wrócić, gdy Ciebie nie będzie w pracy. Ważne są również informacje typu w jakich widełkach cenowych prowadzić negocjacje z Klientem... itp.
4. Ustal z przełożonym osobę, która będzie Cię zastępować w trakcie Twojego urlopu wypoczynkowego. Potwierdź z osobą zastępującą, że ma zasoby czasowe, żeby Cię skutecznie i efektywnie zastąpić. Jeżeli tego nie zrobisz może się okazać, że podczas urlopu wypoczynkowego stracisz Klientów, bo osoba zastępująca nie ma czasu na zajęcie się Twoimi sprawami.
5. Ustal z przełożonym czy jeżeli osoba zastępująca domknie sprzedaż to jak to wpłynie na jej i Twój wynik (plan) sprzedaży.
6. Spotkaj się z osobą zastępującą i omówcie wspólnie to co trzeba zrobić jak Ty będziesz na urlopie. Dzięki temu unikniecie nieporozumień w realizacji procesu sprzedaży.
7. Przekaż osobie zastępującej wszystkie materiały, dokumenty, wzory pism, które już masz przygotowane lub nad którymi pracujesz dla wskazanych Klientów. Osoba zastępująca będzie mogła z nich szybko skorzystać podczas Twojej nieobecności i nie będzie traciła czasu na ich szukanie lub tworzenie od nowa.
8. Przekaż Klientom, że jesteś na urlopie i zastępować Cię będzie osoba .....

---

 Jesteś pracodawcą i szukasz perełek sprzedażowych?

Zamów konsultację telefoniczną podczas której omówimy Twój proces rekrutacji i podpowiemy:

• Jak obniżyć koszty rekrutacji pracowników do działu handlowego / sprzedaży.
• Co zrobić, aby otrzymywać trafione CV.
• Jak napisać ogłoszenie o pracę budzące podziw i zainteresowanie kandydatów.
• Jak ocenić czy wybrany kandydat będzie realizował plan sprzedaży.
• Jak zbadać kompetencje pracowników działu sprzedaży i zaplanować ich rozwój.