Zarządzanie sprzedażą

Scrum – na czym polega i jak zacząć?

2024-06-11 14:34:48

Czym jest metodyka Scrum?

Scrum jest jedną z najpopularniejszych metodyk zwinnego zarządzania projektami. Najczęściej stosowana jest w projektach z zakresu IT, np. zajmujących się tworzeniem oprogramowania.

Scrum należy do grupy metodyk Agile. Więcej na ten temat pisaliśmy w artykule pt. Jak wykorzystać Agile, czyli metodologia zwinnego zarządzania projektami w sprzedaży. Agile jest ogólną filozofią, a Scrum konkretną metodyką działającą w ramach tej filozofii.

Trzy Filary Scruma

Scrum opiera się na trzech podstawowych filarach, którymi są: przejrzystość, kontrola (inspekcja) i adaptacja.

Przejrzystość polega na tym, że wszyscy członkowie zespołu powinni wiedzieć i rozumieć, co się dzieje w aktualnie prowadzonym projekcie. Przejrzystość oznacza rownież jasność i otwartość w komunikacji prowadzonej w zespole. Okazjami do zapewniania przejrzystości powinny być częste spotkania.

Przejrzystość w prowadzonych procesach ma za zadanie zapewnić dostęp do jak najbardziej aktualnych informacji, dzięki czemu decyzje podejmowanie przez członków zespołu scrum będą możliwie najlepsze. Transparentność pozwala także na wykrywanie problemów i wyzwań na wczesnym etapie, a przez to lepsze radzenie sobie z nimi oraz bieżące rozpoznawanie potencjalnych zagrożeń. Informowanie członków o wszystkich działaniach prowadzone jest także w celu wzmacniania w nich poczucia odpowiedzialności za prowadzony projekt i zwiększenia zaangażowania

Kontrola opiera się na stałej analizie prowadzonych działań. Regularne monitorowanie pozwala wprowadzać poprawki oraz ulepszenia na każdym etapie procesu i w ten sposób oszczędzać czas i pieniądze.

Adaptacja z kolei wiąże się ściśle z kontrolą. Jeśli zespół zauważy jakieś nieprawidłowości lub wpadnie na pomysł, który może ulepszyć projekt, powinien on zostać zaadaptowany jak najszybciej.

Takie trzyetapowe podejście do tematu jest podstawą skutecznego zarządzania projektami i pozwala na maksymalne wykorzystanie możliwości.

Członkowie zespołu Scrum

Zespół Scrum liczy sobie zwykle do 10 członków. Ważne, by zespół pozostał stosunkowo niewielki, by informacje mogły sprawnie przepływać pomiędzy członkami, a jednocześnie na tyle duży, by pracownicy byli w stanie wykonać zadania zaplanowane w danym sprincie.

Na zespół scrumowy składają się:

Scrum Master - czyli przewodnik, który pilnuje, by metodyka Scrum była używana zgodnie z obowiązującymi zasadami Agile Scrum. Scrum master ma za zadanie pomagać członkom zespołu rozumieć całą ideologię zwinnego zarządzania projektami. Odpowiada za zaangażowanie i produktywność zespołu oraz wspomaga członków zespołu podczas rozwiązywania problemów.
Product Owner - gra główną rolę w całym procesie. Jego zadaniem jest takie zarządzanie produktem oraz całym zespołem, by produkt, który powstaje był sensowy i jak najbardziej praktyczny, przydatny dla klientów. Właściciel produktu w tym celu tworzy tzw. Backlog produktu, czyli listę zadań do wykonania w czasie sprintów. Product Owner nie musi rozumieć programowania i kodu tworzonego przez developerów, ale doskonale musi znać potrzeby rynku oraz klientów i przekazywać te wymagania pracownikom tworzącym oprogramowanie.
Developerzy - czyli programiści odpowiedzialni za stworzenie produktu wedle wytycznych otrzymywanym od product owera.

Scrum — elementy procesu

Na proces Scrum składają się:

Tworzenie Backlogu Produktu (Product Backlog). Product Backlog to lista zadań, wymagań oraz poprawek niezbędnych do ukończenia projektu. Warto wspomnieć, że ta lista jest dokumentem dynamicznym, nieustannie aktualizowanym przez tzw. Product ownera, czyli osobę odpowiedzialną za listę, zadania oraz ich priorytetyzację.
Planowanie Sprintu (Sprint Planning). Drugi etap polega na planowaniu sprintu, czyli okresu intensywnej pracy. Na spotkaniu wybiera się konkretne zadania z Backlogu do zrealizowania i definiuje się cel oraz czas trwania sprintu. Sprinty trwają zazwyczaj od 1 do 3 tygodni.
Wykonywanie Sprintu (Sprint Execution). Członkowie zespołu przystępują do wykonywaniu ustalonych zadań. Każdego dnia odbywają się krótkie spotkania tzw. daily scrum, na których kontrolowany jest postęp prac oraz omawianie są bieżące problemy.
Przegląd Sprintu (Sprint Review). Pod koniec cyklu członkowie zespołu prezentują wyniki product ownerowi (i ewentualnie innym interesariuszom, np. osobie zlecającej wykonanie projektu). Oceniany jest rezultat. To również czas na proponowanie zmian i ulepszeń.
Retrospekcja Sprintu (Sprint Retrospective). Retrospektywy sprintu dokonuje się w celu nieustannego ulepszania procesu. W czasie tego etapu zespół zastanawia się co można było zrobić lepiej, co poprawić lub w którym miejscu postąpić inaczej.
Aktualizacja Backlogu Produktu. Product owner poprawia swoją listę, czyli backlog sprintu, dopisuje lub usuwa wykonane już zadania, ewentualnie zmienia ich priorytety.
Rozpoczęcie Kolejnego Sprintu. Cały cykl ponownie rozpoczyna się od punktu drugiego itd.

Czy Scrum sprawdzi się w sprzedaży?

Scrum sprawdzi się świetnie tam, gdzie tworzone są jakieś produkty lub usługi. Choć metodyka ta powstała powstała z myślą o tworzeniu aplikacji czy rozwoju oprogramowania, warto wykorzystać ją również w dziedzinach niezwiązanych z branżą IT.

Doskonałym przykładem, gdzie warto wykorzystać paradygmaty metodologii scrum jest sprzedaż. Oczywiście wtedy całego procesu nie da się wdrożyć idealnie 1:1, jednak wiele ze stosowanych praktyk można wykorzystać w nieco zmienionej formie.

Co z metodologii Scrum warto wykorzystać w sprzedaży?

Planowanie i realizowanie zadań w sprintach. Podobnie, jak zespół developerski, zespół sprzedażowy mógłby pracować w krótkich cyklach, zwanych sprintami, koncentrując się na wcześniej ustalonych celach sprzedażowych. Wcześniejsze planowanie sprintu obejmowałaby dokładne ustalenie celów sprzedażowych: wygenerowany przychód, liczba nowych klientów (zawartych umów) itp.
Daily scrum. Zazwyczaj standard stanowią cotygodniowe spotkania zespołu sprzedażowego. Może warto przetestować codzienne, krótkie daily również w sprzedaży? Podczas tych spotkań każdy członek zespołu mógłby opowiadać o swoich postępach, planach na dzisiejszy dzień oraz ewentualnych przeszkodach. Codzienny scrum poprawiłyby jakość współpracy pomiędzy handlowcami i pozwoliłby na bieżąco omawiać małe i większe problemy i w efekcie poprawić wydajność i efektywność całego zespołu.
Backlog. W tym wypadku lista mogłaby dotyczyć nie tylko zadań, ale również leadów, czyli potencjalnych klientów lub follow-upów. Rolę product ownera w tym wypadku przejąłby menadżer lub kierownik sprzedaży.
Retrospektywa sprintu. To kolejny dobry zwyczaj, który warto wprowadzić, czyli regularne spotkania podsumowujące zakończenie sprintu. Członkowie zespołu wraz z menadżerem powinni wspólnie się zastanowić, co na danym etapie poszło dobrze, a co warto poprawić, ulepszyć lub zmienić kolejnym razem, by procesy sprzedażowe szły jeszcze sprawniej.

Jakie są wartości metodyki Scrum?

Realizacja projektów z metodyką Scrum przynosi wiele korzyści dla całego zespołu oraz dla klientów. Kluczowe zalety to:

zwiększona elastyczność - metodyka scrum pozwala na szybkie dostosowywanie się do potrzeb rynku i klientów,
sprawna komunikacja - codzienny scrum powoduje, że wszyscy członkowie zespołu są na bieżąco ze zmianami, problemami, utrudnieniami,
skuteczne zarządzanie ryzykiem - stała kontrola i częste spotkania pozwalają rozwiązywać problemy zanim staną się poważnymi przeszkodami,
zwiększona motywacja zespołu - zespoły z zasady są samoorganizujące, mają dostęp do wszystkich informacji, wspólnie dążą do realizacji celu sprintu, co zwiększa motywację pracowników.
lepsza satysfakcja klienta - stałe zainteresowanie klienta i częste dostarczanie kolejnych wersji produktu, pozwala klientowi zaangażować się w proces tworzenia, wprowadzać częste zmiany a w efekcie zwiększyć zadowolenie z wytworu finalnego.

Podsumowanie

Scrum w sprzedaży to innowacyjne podejście, które może znacząco poprawić efektywność i elastyczność zespołów sprzedażowych. Dzięki zwinności, przejrzystości i ciągłemu doskonaleniu, Scrum pozwala na lepsze zarządzanie procesami sprzedażowymi, szybsze dostarczanie wartości klientom i zwiększenie zaangażowania zespołu. Wprowadzając Scrum do środowiska sprzedażowego, firmy mogą osiągnąć wyższą jakość usług i lepsze wyniki finansowe.