Zarządzanie sprzedażą

Jak powinna wyglądać okresowa ocena pracownika sprzedaży?

2024-04-11 08:52:16

Ocena okresowa pracownika — co to jest i w jakim celu się ją stosuje?

Okresowa ocena pracownika to proces polegający na analizie i ocenie wyników oraz postępów pracownika w określonym przedziale czasowym. Oceny pracowników zazwyczaj odbywają się regularnie, na przykład raz w roku, choć często zależy to od polityki firmy.

Oceny okresowe pracownika tworzy się w celu oceny skuteczności działań podejmowanych przez pracownika, identyfikacji mocnych stron oraz obszarów, które należy poprawić.

Kryteria oceny pracownika

Okresowa ocena pracownika może skupiać się na różnych aspektach. Najczęściej obejmuje:

dane pracownika,
ocenę wyników pracy,
ocenę kompetencji,
rozwój zawodowy,
cele i oczekiwania,
motywację i zaangażowanie,
samoocenę pracownika.

Przyjęte kryteria oczywiście powinny być dopasowane do zajmowanego stanowiska. Aby ocena pracownika była sprawiedliwa i obiektywna, warto stworzyć dokument, który nazywa się "karta oceny pracownika".

Ocena wyników pracy

Osiągnięte wyniki są najważniejszym i najczęściej łatwym do zmierzenie elementem okresowej oceny pracownika. W tym punkcie warto sprawdzić nie tylko realizację założonych celów i planów, lecz również terminowość wykonywania zadań.

Firma, która ma porządek w prowadzonych przez siebie procesach, nie powinna mieć problemów z oceną tego punktu. W końcu podstawową weryfikacją skuteczności handlowców są osiągane wyniki sprzedażowe. Poddając ocenie pracownika sprzedaży warto analizować wyniki z każdego miesiąca i sprawdzać miesięczny procent realizacji planu sprzedażowego. W ten sposób można śledzić dodatkowo postępy pracownika.

Innym, jeszcze bardziej dokładnym sposobem oceny wyników jest weryfikacja poziomu realizacji KPI, czyli kluczowych wskaźników efektywności. W naszym artykule pt. Jak i co mierzyć, czyli KPI w sprzedaży? znajdziesz przykład 10 wskaźników, które warto kontrolować w procesie sprzedaży.

Ocena kompetencji pracownika

Kolejnym ważnym punktem w ocenie pracowniczej są posiadane kompetencje. Pierwsza ocena posiadanych umiejętności pracownika powinna zostać dokonana w procesie rekrutacji i stanowić punkt odniesienia do kolejnych pomiarów.

Nie wiesz jak zweryfikować kompetencje posiadane przez Twoich handlowców? Przychodzimy z pomocą! Sprawdź usługę bezpieczny dział handlowy! Dzięki niej nie tylko dowiesz się, na jakim poziomie plasują się umiejętności Twoich pracowników, ale również zbadasz jak bardzo zmotywowani są Twoi handlowcy! Bezpieczny dział handlowy skupia się na ocenie 18 kompetencji sprzedażowych, tak jak prospecting, kontrolowanie procesu sprzedaży, radzenie sobie z obiekcjami czy zdobywanie zaufania.

Rozwój zawodowy

Gdy zdobędziesz wiedzę na temat poziomu umiejętności handlowców, będziesz mógł zaplanować rozwój kompetencji pracowników. Na podstawie analizy zidentyfikujesz kluczowe obszary, nad którymi powinien pracować handlowiec, by poprawić wyniki sprzedażowe. Dzięki usłudze bezpieczny dział handlowy poznasz dokładny obszar w obrębie, którego warto szukać szkoleń dla pracownika.

Możliwe, że nie będą to umiejętności stricte sprzedażowe takie jak np. umiejętności negocjacyjne, lecz pośrednio wpływające na realizację założonych planów sprzedażowych np. umiejętność pracy pod presją czasu czy radzenie sobie z sytuacjami stresowymi.

Bez względu na rodzaj kompetencji wymagający poprawy, podnoszenie kwalifikacji zawodowych na dzisiejszym rynku pracy jest koniecznością. W końcu umiejętności pracowników przekładają się na osiągane wyniki i rozwój całego przedsiębiorstwa.

Cele i oczekiwania

Kolejny ważny punkt w ocenie opisowej pracownika to sformułowanie celi i oczekiwań na kolejny okres. W sporządzaniu listy pomocna będzie metoda SMART.

SMART to akronim 5 kluczowych cech istotnym podczas określania przyszłych celów i oczekiwań. Cele powinny być:

specyficzne (S),
mierzalne (M),
osiągalne (A),
realistyczne (R),
ograniczone czasowo (T).

Przykładowe, konkretne cele to poprawa wyników sprzedaży o 10%, udział w szkoleniu z negocjacji handlowych, kontynuacja podnoszenia kwalifikacji z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi.

Motywacja i zaangażowanie

System oceny pracowników powinien odnosić się także do poziomu motywacji i zaangażowania. Warto zauważyć, że zmotywowani pracownicy osiągają lepsze wyniki oraz pracują wydajniej i efektywniej. Pracownicy o wysokim poziomie motywacji są skłonni dużej pozostawać w organizacji oraz pozytywnie wpływają na pozostałych pracowników, współtworząc przyjazne środowisko pracy.

Stąd nie należy lekceważyć czynnika, jakim jest motywacja pracownicza, a wręcz warto raz na jakiś czas przyjrzeć jej się nieco dokładniej, identyfikując poziom motywacji w różnych obszarach zawodowych.

Samoocena pracownika

Ocena pracownicza obejmuje również samoocenę pracownika. Pracownik ocenia swoje osiągnięcia, dokonania, stara się samodzielnie wskazać swoje mocne oraz słabe strony. Pracownik ma szansę wskazać swoje największe sukcesy osiągnięte na danym stanowisku oraz umiejętności, które uważa za najistotniejsze. Dobrze, by samoocena pracownika zawierała w sobie również element samokrytycyzmu oraz uwzględniała odniesienie do feedbacku otrzymanego od współpracowników i przełożonego.

Popularne systemy oceny pracowników (ocen okresowych)

Do najpopularniejszych systemów oceny okresowej pracowników (SOOP) należą:

ocena pracownika 360 stopni,
ocena pracownika 270 stopni,
ocena pracownika 180 stopni,
ocena pracownika 90 stopni.

Ocena pracownika 360 stopni jest najbardziej czasochłonną i jednocześnie najdokładniejszą z wymienionych ocen. W tej metodzie formularz oceny pracownika wypełniają przełożeni, współpracownicy, podwładni, kontrahenci lub klienci oraz sam pracownik.

W ocenie 270 stopni nie uwzględnia się opinii osób pochodzących spoza organizacji, czyli np. klientów.

Ocena pracownika 180 stopni odnosi się do opinii pochodzących z dwóch źródeł. Najwięcej firm decyduje się na tą formę ze wzlędu na oszczędność czasu.

W przypadku oceny 90 stopni wypowiada się tylko jedna osoba. Metoda ta jest mało obiektywna przez co osiągnięte wyniki bywają nierzetelne.

Korzyści wynikające z przeprowadzania okresowej oceny pracownika

Okresowe opinie są wartościowym źródłem danym pod warunkiem, że pracodawca stosuje sprawiedliwe kryteria oceny pracowników oraz ankiety pochodzą od różnych osób. Zebrane wnioski wpływają na działanie samych handlowców oraz całej organizacji.

Kluczowe korzyści wynikające z przeprowadzania okresowej oceny pracownika:

identyfikacja obszarów wymagających dalszego rozwoju i doskonalenia, dzięki czemu pracownicy mogą osiągać lepsze wyniki.
monitorowanie postępów i ewaluacja założonych celów,
ustalenie kolejnych celów opartych na konkretnych, zebranych w procesie oceny pracownika danych,
podejmowanie decyzji dotyczących pracownika, np. związanych z awansem, premią, podwyżką lub w ostateczności zwolnieniem.

Czy ocena pracownika jest obowiązkowa?

Ocena pracownika nie jest w Polsce obowiązkowa, jednak wiele organizacji praktykuje ocenę pracowniczą jako element niezwykle przydatny w zarządzaniu personelem oraz planowaniu rozwoju firmy. Krótko mówiąc, dokonywanie ocen pracowników jest zależne od polityki i kultury organizacyjnej danej firmy.

Jak często dokonywać oceny pracownika?

Najpowszechniejszą praktyką większości organizacji jest ocena roczna pracownika. Rok to idealny okres, w którym można rzetelnie porównać poczynione przez pracowników postępy oraz ustalić kolejne cele.

W niektórych branżach, szczególnie w tych, które dynamicznie się zmieniają oceny pracowników dokonuje się częściej - co pół roku, a często nawet kwartalnie. Inne organizacje z kolei decydują się na ocenę pracowników po zakończeniu określonego projektu.

Dokonywanie oceny pracowniczej wiąże się z kosztami, zarówno czasowymi, jak i finansowymi, stąd część organizacji w ogóle nie dokonuje ocen. Na ocenę pracownika warto patrzeć jednak w perspektywie długofalowej - dokonanie oceny pozwoli przecież na wdrożenie planu naprawczego i poprawę wyników.

Arkusz oceny pracownika

Arkusz oceny pracownika (znana również jako karta lub ankieta oceny pracownika) jest przydatnym narzędziem stosowanym w ocenianiu personelu. Arkusz może uwzględniać różne aspekty, tak jak np. wyniki, kompetencje i umiejętności pracowników, komunikacje, poziom motywacji czy relacje w zespole. Najczęściej wypełniając arkusz trzeba odnieść się do skali liczbowej, np. w zakresie 1-5, gdzie 1 oznacza słabą ocenę, a 5 - doskonałą lub procentowej np. w przypadku realizacji celów finansowych.

W arkuszu okresowej oceny handlowca mogą się znaleźć następujące pozycje:

realizacja planu sprzedażowego,
średnia wartość transakcji,
procent powracających klientów,
zarządzanie procesem sprzedaży,
umiejętności negocjacyjne,
zbijanie obiekcji,
raportowanie wyników sprzedaży,
współpraca z zespołem sprzedażowym,
współpraca międzydziałowa,
prospecting,
obsługa posprzedażowa,
samodzielność w podejmowaniu decyzji,
umiejętność zarządzania czasem.

Opisowa ocena pracownika - przykład

Warto podkreślić, że składowe oceny są zależne od pełnionego stanowiska, wykonywanych obowiązków oraz ustalonych założeń.

Poniżej przykładowa ocena pracownika sprzedaży (przedstawiciela handlowego).

Imię i nazwisko pracownika: Jan Kowalski
Pełnione stanowisko: przedstawiciel handlowy

Okresowa ocena pracownika

Wyniki sprzedaży: W poprzednim roku Jan średnio realizował założony plan sprzedażowy w 110%. Choć zdarzały mu się słabsze miesiące, w kolejnych bardzo szybko poprawiał wynik. Poza tym Jan pozyskał kilku nowych, kluczowych klientów, co przełożyło się na znaczny wzrost przychodów firmy.

Ocena kompetencji pracownika: Jan jasno i klarownie prezentuje klientom produkty i usługi, co ma odzwierciedlenie w dokonywanych przez nich transakcjach. Jana cechuje ponadprzeciętna zdolność negocjacji i opór w dążeniu do założonego celu. Jego mocną stroną jest także umiejętność budowania długofalowych, trwałych relacji z klientami. Jan bez trudu komunikuje się zarówno z klientami, jak i całym zespołem sprzedażowym.

Rozwój zawodowy: Jan spełnił wszystkie postawione przed nim na ten rok cele. Wziął udział w szkoleniu z prospectingu, co przyniosło pozytywne skutki w postaci pozyskania jeszcze większej liczby klientów, niż w 2022 roku.

Cele i oczekiwania: W dalszej perspektywie warto stawiać przed Janem jeszcze bardziej ambitne zadania. Biorąc pod uwagę świetne relacje z zespołem sprzedażowym oraz umiejętności, Jan świetnie sprawdziłby się na stanowisku kierownicznym.
Miesięczny cel sprzedażowy w 2024 roku: 30 000 zł.

Motywacja i zaangażowanie: Jan wykazuje wysoki stopień motywacji. Sam chętnie angażuje się w proponowane projekty oraz sam wychodzi z inicjatywą. Motywuje swoją postawą także współpracowników.

Samoocena: Jan określa siebie jako osobę skuteczną i nieustępliwą. Podkreśla, że najbardziej dumny jest z umiejętności negocjacyjnych. Zgłasza potrzebę w zakresie pogłębiania wiedzy z nowoczesnych technik sprzedaży.

Ocena ogólna: Jan jest przedstawicielem handlowym, który wykazuje się wysokimi umiejętnościami sprzedażowymi, skutecznością w działaniu oraz doskonałą komunikacją. Jego zaangażowanie w osiąganie celów sprzedażowych oraz budowanie pozytywnych relacji z klientami czynią go cennym członkiem zespołu sprzedażowego.