Zarządzanie sprzedażą

Czym jest i jak przeprowadzić preonboarding pracownika sprzedaży?

2023-08-17 21:08:47

Witaj w czwartej części cyklu pt. "Onboarding w sprzedaży".

Chcesz mieć kwestię onboardingu w małym paluszku? Sprawdź poprzednie artykuły!

➡️ Część I: Co to jest onboarding handlowca? Nowoczesna definicja procesu onboardingu w dziale sprzedaży

➡️ Część II: Jak przeprowadzić skuteczny onboarding pracownika sprzedaży? Tych błędów koniecznie musisz uniknąć!

➡️ Część III: Dlaczego warto inwestować w onboarding handlowca?

➡️ Część IV: Czym jest i jak przeprowadzić preonboarding pracownika sprzedaży?

➡️ Część V: Jak przeprowadzić onboarding pracownika w formie zdalnej?

➡️ Część VI: Onboarding pracownika sprzedaży. Wady i zalety onboardingu

Onboarding wiele ma twarzy...

Każdy pracowdawca z pewnoscią słyszał o onboardingu pracownika, obejmującego nowe stanowisko pracy. Wielu właścicieli firm zdaje sobie sprawę z tego, jak ważna jest adaptacja nowo zatrudnionej osoby oraz zna korzyści, które niesie skuteczny onboarding.

Znacznie mniejsza grupa słyszała o preonboardingu, re-onboardingu czu change-boardingu.

Uściślając, onboarding to wprowadzenie pracownika do firmy, zaczynając od pierwszego dnia pracy. Co istotne, proces onboardingu nie trwa kilku dni, lecz obejmuje okres kilku tygodni pracy, a czasem nawet miesięcy. Efektywny onboarding pracownika obejmuje poznanie procedur obowiązujących w danej firmie oraz struktury organizacyjnej i wartości firmy, wyjaśnienie kwestii formalnych, zapoznanie narzędzi wykorzystywanych w pracy, przydział nowych obowiązków oraz oczywiście poznanie swoich współpracowników.

Pre-onboarding obejmuje okres przed właściwym wdrożeniem nowego pracownika. Re-onboarding to przeprowadzanie ponownego procesu adaptacyjnego po dłuższej przerwie, np. po urlopie macierzyńskim lub długo trwającym zwolnieniu lekarskim. Z kolei change-boarding związany jest ze zmianą stanowiska pracy.

Czym jest pre-onboarding?

Pre-onboarding pracownika zaczyna się jeszcze przed rozpoczęciem pierwszego dnia pracy. Dotyczy kandydata, który już przyjął ofertę pracy, ale jeszcze jej nie rozpoczął.

Pre-onboarding może trwać kilka dni lub kilka miesięcy, ponieważ często zależny jest od okresu wypowiedzenia pracownika.

Po co ten cały pre-onboarding? Storytime

Wyobraź sobie sytuację, w której Mateusz, kierownik działu handlowego, szuka nowych perspektyw rozwoju, więc chociaż jest zadowolony z obecnej pracy, regularnie przegląda portale w poszukiwaniu ciekawych ofert. W przypadku tych szczególnie atrakcyjnych, wysyła swoje CV i umawia się na rozmowę rekrutacyjną.

Tak było również w przypadku firmy X. Mateusz odbył 2 spotkania w formie zdalnej - pierwsze z rekruterką, a drugie z dyrektorem sprzedaży, z którym potencjalnie bezpośrednio by współpracował. Zarówno pierwsza, jak i kolejna rozmowa pozostawiła po sobie pozytywne wrażenie. W firmie X Mateusz miałby większą decyzyjność i samodzielność oraz zajmowałby się większym zespołem, niż w obecnej pracy. Sprzedawana usługa również wydała mu się znacznie atrakcyjniejsza. No i benefity - 20 dni urlopu, nawet w przypadku umowy B2B! Mateusz zdecydował się na zmianę pracy, jednak z obecnym pracodawcą wiąże go 2-miesięczny okres wypowiedzenia.

2 miesiące to kawał czasu. Przez ten czas firma X nie odezwała się do Mateusza już ani razu. Obiecali jedynie kontakt 3 dni przed rozpoczęciem nowej pracy. Entuzjazm Mateusza osłabł, a zamiast niego pojawiły się wątpliwości. A co jeśli w nowym miejscu pracy wcale nie będzie, aż tak kolorowo jak wydawało się na etapie rekrutacji?

Jaką decyzje podejmie Mateusz? Jak to mówią, lepsza stara bieda, niż nowa, bo do tej starej jesteśmy już przyzwyczajeni...

Co mogę zrobić dla nowego pracownika przed rozpoczęciem pracy?

Rekruterka i dyrektor na pewno dużo "obiecali" Mateuszowi, oczywiście w dobrej wierze. Być może te obietnice nie były nawet przekoloryzowane.

Ale firma X zapomniała o ważnej kwestii w kontekście onboardingu - proces wdrożenia rozpoczyna się tak naprawdę wraz z rozpoczęciem rekrutacji.

Czego zabrakło? "Ogrzewania" entuzjazmu Mateusza. Budowania więzi i poczucia, że Mateusz już jest cześcią firmy X. To właśnie podstawowa rola pre-onboardingu. Mówi się, że prawidłowo przeprowadzony onboarding zmniejsza rotację w firmie, a pre-onboarding pracownika chroni przed przykrą niespodzianką w postaci rezygnacji ze współpracy, jeszcze zanim się ona zaczęła. Pre-onboarding jest najlepszym czasem, by zadbać o pozytywny wizerunek firmy, co naturalnie mieści się w ramach działań employer brandingowych.

Pre-onboarding pracownika w praktyce

Jeśli słyszysz o pre-onboardingu po raz pierwszy, pewnie zastanawiasz się teraz, co możesz zrobić, by nie pożegnać się z nowym pracownikiem, jeszcze przed podpisaniem umowy. Przeczytaj nasze uniwersalne wskazówki, które, jak mamy nadzieję, jeszcze bardziej rozjaśnią Ci temat pre-onboardingu i pomogą uniknąć przykrej niespodzianki w postaci straty zrekrutowanego pracownika.

Spersonalizowany mail powitalny

Taki prosty mail, w którym powitasz nowego handlowca w zespole sprzedaży podesłać w krótkim odstępie czasowym po pomyślnie na zakończonej rekrutacji, np. następnego dnia. Wiadomość napisz w luźnym stylu, humor również jest mile widziany.

Oczywiście daj znać nowej osobie, że bardzo się cieszycie i z radością witacie ją w Waszym zespole sprzedażowym. Możesz również krótko przedstawić członków zespołu.

Krótkie video

Video to wersja premium powitalnej wiadomości. Video nie musi być długie, wystarczy kilkudziesięciosekundowy filmik, w którym się przedstawisz i powiesz kilka słów o sobie, Waszym zespole, rozpoczęciu pracy oraz na temat firmy. Z pewnością nowy pracownik doceni Wasze zaangażowanie.

Pomocna checklista

Ciekawym pomysłem może być stworzenie checklisty, najlepiej w atrakcyjnej formie graficznej, która ułatwi nowym pracownikom start pracy. Co powinno się na niej znaleźć?

Przykładowo:

podpisanie umowy (data, miejsce), jeśli jeszcze tego nie zrobiliście,
badania medycyny pracy,
dostarczenie świadectwa pracy,
kwestionariusz osobowy,
uprawnienia potrzebne do wykonywania pracy na danym stanowisku,
certyfikaty odbytych szkoleń i kursów,
wnioski istotne ze strony pracownika (np. wniosek o skrócenie czasu pracy z powodu karmienia piersią),
wszelkie formalności, którymi zajmują się kadry, dział HR czy Twoja księgowa - najlepiej wspomóż się ich wiedzą i doświadczeniem.

Zbiór waszych inicjatyw

A może w Twojej firmie odbywają się ciekawe eventy? Bierzecie udział w Szlachetnej Paczce, biegach charytatywnych lub organizujecie coroczne integracje lub imprezy firmowe? Albo świętujecie nietypowe dni, np. Dzień Handlowca, Dzień Niewidzialnej Pracy czy Święto Hot Doga? Warto się tym pochwalić!

Pamiętaj, że takie inicjatywy są bardzo ważne, nie tylko z perspektywy nowego pracownika, ale również pracowników stałych w Twojej firmie. Oprócz tego, że jest to okazja do świetnej zabawy, warto budować skojarzenia pracy jako miejsca, które nie wiąże się tylko z obowiązkami, ale również miejsca, gdzie można spędzić miło i wesoło czas.

Integracje wpływają na lepsze stosunki między pracownikami, a także budują pewnego rodzaju lojalność wobec firmy. Pamiętaj, że atmosfera miejsca pracy to bardzo istotny czynnik przy wyborze firmy z perspektywy kandydata!

Sales welcome pack/ sales onboarding box

Miłą niespodzianką dla nowego pracownika może być również pakiet powitalny. Co się w nim znajdzie zależy od Twojej kreatywności oraz budżetu. Dobrze, jakby to były upominki powiązane ze stanowiskiem pracy.

Co umieścić w welcome packu dla handlowca? Na pewno firmowe długopisy, które przydadzą się do podpisywania umów z klientami, notatnik do zapisywania najważniejszych informacji, powerbank. A jeśli Twoi przedstawiciele są mobilni i pracują w terenie możesz pomyśleć o praktycznych prezentach: zapachu do auta lub kubku termicznym na bardzo zimne lub gorące dni.

Możesz dorzucić również uniwersalne prezenty, takie jak coś słodkiego, smaczna herbata czy sól do kąpieli.

Luźne spotkanie z działem handlowym

Pierwszy dzień pracy dla nowych pracowników może być równie ekscytującym, co stresującym wydarzeniem. Dlatego możesz pomyśleć nad zorganizowaniem luźnego spotkania, które pozwoli Twojemu zespołowi i nowemu pracownikowi się poznać.

Jeśli chcesz wyjść z taką inicjatywą, zapytaj wcześniej zespół o zdanie, ponieważ dla części osób, które wyraźnie rozdzielają życie zawodowe od prywatnego, może być to przekroczenie pewnej granicy. Takie krótkie spotkanie możesz przeprowadzić również w formie online w godzinach pracy. Wtedy na pewno łatwiej będzie wybrać dogodny termin dla wszystkich pracowników.

Podsumowanie

Odpowiednie wdrożenie ma odzwierciedlenie w efektywności pracy. Dobre przygotowanie w okresie wdrożeniowym w dłuższej perspektywie przynosi ogromne korzyści finansowe, ponieważ pracownik szybciej zaczyna być samodzielny.

Pamiętaj, że jeśli pracownik zrezygnuje przed rozpoczęciem pracy, to również ponosisz koszty związane z ponowną rekrutacją. Nie lekceważ więc procesu, jakim jest pre-onboarding.

Zwróć uwagę, że z perspektywy pracownika etap pre-onboardingu może być najważniejszą częścią całego wdrożenia. Zachowanie rekrutera czy pracodawcy, czyli właśnie spełnianie złożonych obietnic, wpływa na odbiór firmy, entuzjazm oraz przekłada się na wydajność pracownika.