Praca w sprzedaży

Jak wykorzystać macierz Eisenhowera do planowania pracy?

2023-11-30 09:17:00

Witaj w cyklu "Techniki poprawiające efektywność pracy".

Chcesz być na bieżąco? Sprawdź pozostałe artykuły!

➡️ Na czym polega i jakie ma zastosowanie zasada Pareto w sprzedaży?

➡️ Czym jest technika pomodoro? Ta metoda pomoże Ci zwiększyć produktywność!

➡️ Jak wykorzystać macierz Eisenhowera do planowania pracy?

Czym jest macierz Eisenhowera?

Macierz Eisenhowera jest przydatnym narzędziem, które pomoże Ci efektywniej planować obowiązki, dzięki ustaleniu priorytetów zadań. Matrycy można używać do zarządzania zadaniami zespołu lub ustalania pracy indywidualnej.

Tytułowy twórca matrycy

Dwight Eisenhower początkowo rozpoczął karierę wojskową, osiągając stopień generała. Podczas II wojny światowej brał udział w walkach we Włoszech oraz m.in. dowodził słynną akcją lądowania w Normandii. Dzięki sukcesom osiągniętym na froncie, ówczesny prezydent Stanów Zjednoczonych Harry Truman, powierzył mu misję utworzenia sił zbrojnych NATO.

Zwycięstwa na polu walki, spowodowały, że Eisenhowerem zainteresowały się partie polityczne. Dwight Eisenhower przyjął propozycje kandydatury i w efekcie w 1953 r. objął stanowisko prezydenta Stanów Zjednoczonych na kolejne dwie kadencje.

Dwight Eisenhower zasłynął jako osoba niezwykle kreatywna i wyprzedzająca swoje czasy. Jako prezydent zapoczątkował działanie NASA czy DARPA (czyli agencji badawczo-rozwojowej odpowiedzialnej za rozwój nowych technologii dla wojska, w tym uruchomienie internetu). Eisenhower potrafił świetnie planować oraz zarządzać zarówno czasem, jak i ludźmi. W historii zapisał się również jako twórca matrycy, pozwalające na efektywne ustalanie zadań ze względu na ich pilność i ważność.

Ćwiartki macierzy Eisenhowera

Istotą metody Eisenhowera jest stworzenie macierzy 2x2.

Ćwiartki dzielimy następująco:

Ćwiartka I: pilne i ważne zadania,
Ćwiartka II: zadania ważne, ale nie pilne,
Ćwiartka III: sprawy pilne, ale nieważne,
Ćwiartka IV: niepilne i nieważne zadania.

Ćwiartka I

Zadania z pierwszej ćwiartki wymagają natychmiastowego działania. To w tej części znajdą się wszelkie awarie, kryzysy i niespodziewane problemy, czyli tzw. pożary do ugaszenia, którymi musisz zająć się jak najszybciej. Ich realizacja obarczona bywa dużym stresem.

Najważniejsza część, czyli zadania z ćwiartki II

Druga część matrycy jest sercem skutecznego zarządzania wszelkimi zadaniami. W niej znajdują się sprawy ważne, ale takie które nie wymagają od Ciebie natychmiastowej uwagi. Jeśli będziesz je wykonywać sukcesywnie, każdego dnia i nie pozwolisz, by zaniedbane przeszły do pierwszej ćwiartki, osiągniesz stan pewnej równowagi w pracy.

Na zadania z tej ćwiartki powinieneś poświęcić najwięcej czasu.

Ćwiartka III

Trzecia ćwiartka obejmuje zadania pilne, ale o niskim stopniu ważności. Zazwyczaj pojawiają się one nagle i jesteś zmuszony je zrealizować, choć nie przynoszą większego pożytku, jeśli chodzi o Twoją pracę. Często w tej części znajdują się sprawy zlecone przez przełożonego, który akurat nie ma czasu na ich realizacje, takie jak telefon do Klienta lub podwykonawcy.

Jeśli masz taką możliwość, zadania z trzeciej ćwiartki oddeleguj innym członkom zespołu.

Ćwiartka IV

Do czwartej ćwiartki powinny trafić zadania, które nie są ważne i pilne. Te sprawy zazwyczaj zajmują czas, a nie wnoszą nic wartościowego do naszego życia. Niektórzy do tej ćwiartki zaliczają rozpraszacze, odciągające uwagę od obowiązków, takie jak oglądanie telewizji czy scrollowanie facebooka. Jeśli macierz, którą przygotowujesz dotyczy tylko i wyłącznie pracy, a takiej sytuacji warto eliminować nieproduktywne działania.

Możesz również przygotować jedną dużą matrycę i uwzględniać w niej wszystkie obszary Twojego życia (czego nie polecamy) - w takim wypadku warto zwrócić uwagę, że działania z czwartej ćwiartki mogą być po prostu formą odpoczynku i wtedy jak najbardziej są potrzebne.

Jak odróżnić pilne zadania od ważnych?

Podstawą skutecznego działania z macierzą Eisenhowera jest odróżnianie pojęcia spraw pilnych od ważnych.

Jeśli chcesz ocenić, czy dane zadanie jest pilne zastanów się "Na kiedy muszę je wykonać?". Bliski termin ich realizacji oznacza, że dany task jest pilny, odległy - wręcz przeciwnie.

Pojęcie ważności dotyczy z kolei konsekwencji, które niesie za sobą niewykonanie zadania. Zadaj sobie pytanie "Co się stanie, jeśli tego nie zrobię?".

Dobrym przykładem, który pomoże Ci odróżnić rzeczy ważne od pilnych, jest konieczność złożenia corocznej deklaracji podatkowej. Jest to zadanie ważne, ale nie jest pilne, o ile nie odłożysz tego na ostatni moment.

Jak zacząć planować zadania z pomocą macierzy Eisenhowera?

W pierwszej kolejności zrób listę wszystkich zadań, które masz do wykonania.
Pogrupuj zadania na konkretne obszary np. praca, dom, czas wolny itp. Dla każdego obszaru przygotuj osobną matrycę Eisenhowera.
Każdemu z zadań przypisz określony priorytet (możesz posłużyć się skalą I-IV, tak jak numerowane są ćwiartki).
Rozdziel zadania do poszczególnych ćwiartek macierzy.
Konsekwentnie realizuj zadania uwzględnione w macierzach Eisenhowera i nie odkładaj ich na ostatnią chwilę.

Pamiętaj, że w organizowaniu swojej matrycy masz pełną dowolność. Poszukaj rozwiązania, które najlepiej się u Ciebie sprawdza. W macierzy możesz zastosować kolory lub w zdecydować się na wersję w pełni elektroniczną.

Przykładowa matryca Eisenhowera pracownika sprzedaży

Ćwiartka I: pilne i ważne:

wysłanie oferty Klientowi, który musi podjąć decyzję dziś ze względu na planowanie budżetu,
odesłanie faktury z błędnie wypełnionymi danymi do działu księgowości.

Ćwiartka II: niepilne i ważne:

prospecting,
obsługa posprzedażowa Klientów.

Ćwiartka III: pilne i nieważne:

odpowiedzi na maile,
telefon do działu marketingu.

Ćwiartka IV: niepilne i nieważne:

reklamy przysyłane mailowo,
bezmyślne przeglądanie portali społecznościowych.

Aplikacje pomocne w planowaniu zadań

Znakiem dzisiejszych czasów jest fakt, że z macierzy Eisenhowera możesz skorzystać za pomocą aplikacji w Twoim telefonie.

Najpopularniejsze propozycje to:

Wady i zalety matrycy Eisenhowera

Matryca Eisenhowera to kolejny sposób planowania nie wymagający inwestycji pieniężnych. Macierz pozwala zastanowić się na tym, co naprawdę ważne w danym dniu czy tygodniu, ale możesz również umieszczać w niej długoterminowe cele.

Trudności może nastręczać dopasowanie zadań do odpowiednich ćwiartek.

Podsumowanie

Matryca Eisenhowera to kolejne proste narzędzie, które pomoże Ci rozplanować działania i dodatkowo skłoni do refleksji nad pilnością i ważnością Twoich obowiązków. Z macierzy możesz skorzystać w tradycyjnej papierowej wersji, przygotowując ją samodzielnie lub pobrać aplikacje.

Tworząc macierz zwróć szczególną uwagę na odpowiednie przydzielanie zadań do poszczególnych ćwiartek. Trzy razy zastanów się czy dane zadanie na pewno należy do ważnych spraw, ponieważ łatwo wpaść w pułapkę myślenia, że wszystko co robisz w pracy jest pilne i ważne.

---