Notatka służbowa - jak ją napisać? Wzór notatki służbowej
Kiedy sporządza się notatkę służbową?
Notatki służbowe to krótka forma pisemna, sporządzona w celu dokumentowania ważnych zdarzeń, zapisania ważnych informacji, decyzji lub komunikatów w miejscu pracy.
Notatkę służbową tworzy się w sytuacjach biznesowych, administracyjnych lub instytucjonalnych.
Czy notatka służbowa jest dokumentem?
Tak, notatka służbowa jest dokumentem w kontekście działalności biznesowej. Pomimo, iż jest krótką formą pisemną, zawiera ważne informacje oraz często stanowi przekaźnik danych pomiędzy pracownikami, menedżerami oraz zarządem firmy.
W zależności od rodzaju i wielkości przedsiębiorstwa, notatki służbowe mogą być przechowywane przez wiele lat i wykorzystywana jako źródło informacji. Co więcej, mogą stanowić istotny dokument w świetle prawa i zostać wykorzystane np. w sądzie. Dlatego ważne, by przy sporządzaniu notatek dbać o zgodność z prawdą i dokładność.
Do czego służy notatka służbowa?
Notatka służbowa, choć krótka i może się wydawać niepozorne, pełni ważne role w organizacji.
- Przekazuje informacje: np. pomiędzy pracownikami poszczególnych działów, a szefem.
- Potwierdza ustalenia: jest zapisem podjętych decyzji, uzgodnień lub zobowiązań.
- Wspomaga planowanie i organizacje: np. w procesie sprzedaży, może pomóc handlowcom w planowaniu dalszych kroków, najczęściej ustalanych wspólnie z klientem,
- Pomaga śledzić postępy: szczególnie w sytuacji, gdy sprawa jest przekazywana do innego działu, np. podczas reklamacji klienta lub problemu z przesyłką,
- Przechowuje informacje: zachowuje dane na temat podjętych decyzji oraz planowanych i przeprowadzonych działań.
Rodzaje notatek służbowych
Notatki służbowe mogą dotyczyć różnych kwestii oraz być sporządzane w różnym celu. Najczęściej spotykane notatki służbowe to:
- notatka ze spotkania - zawiera podsumowanie rozmów, dotyczy podjętych decyzji lub przydzielonych zadań.
- notatka z rozmowy telefonicznej - dokumentuje ważne informacje zdobyte podczas rozmowy przez telefon,
- notatka z negocjacji handlowych - dotyczy najważniejszych negocjowanych kwestii oraz finalnych ustaleń,
- notatka z konferencji/szkoleń - jest krótkim zapisem najistotniejszych tematów oraz wystąpień, może zawierać kluczowe dane lub wnioski,
- notatka informacyjna - służy przekazywaniu istotnych wiadomości pomiędzy pracownikami lub działami,
- notatka zgłaszająca problem - może dotyczyć awarii w firmie, powinna zawierać dokładne informacje o czasie wystąpienia problemu oraz o podjętych działaniach (w tym o zawiadomionych czy wezwanych osobach),
- notatka dyscyplinująca - jest szczególnym rodzajem notatki służbowej, dotyczy nagannego zachowania pracownika.
Kto może sporządzić notatkę służbową?
Notatkę służbową może sporządzić dowolna osoba pracująca w firmie. Pamiętaj, że podczas istotnych spotkań warto wcześniej taką osobę uprzedzić i upoważnić do sporządzenia notatki służbowej.
Najczęściej notatkę tworzą pracownicy sekretariatów, administracji lub pracownicy działów, których opisywane sprawy bezpośrednio dotyczą. W większych firmach może istnieć osobny dział, zatrudniający specjalistów komunikacji wewnętrznej, odpowiedzialnych za zarządzanie notatkami oraz inną dokumentacją organizacji.
Jak napisać notatkę służbową?
Przejdźmy wreszcie do meritum sprawy: jak napisać profesjonalną notatkę służbową dotyczącą rozmowy, spotkania lub jakiegoś zdarzenia?
- Określ cel: zastanów się, czemu ma służyć dana notatka i co jest w niej najważniejsze?
- Wypunktuj najważniejsze kwestie: warto to robić już w trakcie rozmowy czy spotkania, by nie zapomnieć o kluczowych aspektach.
- Pisz klarownie i zwięźle: pamiętaj, że notatki służbowe powinny być krótkie, lecz treściwe. Unikaj zbędnych szczegółów, skupiaj się na konkretach.
- Użyj poprawnego tonu: utrzymaj notatki w profesjonalnym tonie, oczywiście zachowując poprawność językową, gramatyczną i ortograficzną. Nie stosuj nieprofesjonalnych czy obraźliwych słów.
- Bądź obiektywny: powstrzymaj się od osobistych uwag czy spostrzeżeń. Notatka służbowa powinna dotyczyć tylko i wyłącznie faktów.
Jeśli często przejmujesz rolę osoby sporządzającej notatkę służbową, warto opracować własny wzór, który pomoże Ci w przyszłości zaoszczędzić czas podczas przygotowywania takich dokumentów.
Sprawdź oferty pracy w sprzedaży 👇
Doradca ds. Sprzedaży i Usług - Nowy Elektromarket
Doradca Klienta d/s fotowoltaiki B2B, B2C
Przedstawiciel Handlowy
Notatka służbowa z rozmowy telefonicznej - czy warto na to tracić czas?
Odpowiedź brzmi tak, a w sprzedaży nawet zdecydowanie tak! Zastanów się, z iloma klientami dziennie rozmawiasz i jak wiele szczegółów jesteś w stanie zapamiętać. Nasz mózg ma ograniczone możliwości, więc pisanie krótkich notatek z rozmów jest doskonałym pomysłem, który nie zabierze Ci zbyt wiele czasu, ale może przynieść dużo korzyści. Twój klient z pewnością doceni, jeśli będziesz pamiętał o czym rozmawialiście ostatnim razem i w dodatku będziesz miał od razu punkt zaczepienia do rozpoczęcia kolejnej konwersacji.
W sprzedaży w sporządzaniu notatek dużym ułatwieniem są systemy CRM. Swoje komentarze i istotne informacje możesz dopisywać nawet w trakcie rozmowy z klientem, a potem wystarczy dosłownie chwila by odszukać potrzebny wątek.
Treść notatki, czyli co powinno się znaleźć w notatce służbowej?
Treść notatki służbowej jest zależna od celu jej tworzenia.
Notatki, które piszesz głównie dla siebie, np. w systemie CRM, choć najczęściej są dostępne również do wglądu szefa, mogą przyjąć dowolną, najwygodniejszą dla Ciebie formę.
Z kolei np. notatka służbowa sporządzona w trakcie ważnego spotkania, na którym był obecny cały zespół oraz która następnie trafi do ewidencji firmy, powinna wyglądać profesjonalniej.
Jak powinna wyglądać notatka służbowa? Profesjonalna notatka powinna zawierać:
- dane odbiorcy (jeśli np. notatka jest kierowana do pracodawcy lub pracowników działu kadr),
- nagłówek i tytuł "notatka służbowa nr ...",
- temat spotkania: krótka informacja czego dotyczy notatka służbowa,
- treść: jasną, precyzyjną i zwięzłą, zawierającą najważniejsze informacje, podjęte decyzje i ustalenia,
- podsumowanie: krótkie, lecz treściwe.
- ewentualne załączniki,
- miejsce sporządzenia notatki,
- datę sporządzenia notatki,
- nazwisko autora.
Notatki służbowe – przykłady
Oto przykładowa notatka służbowa ze spotkania działu handlowego. Zwróć uwagę, że przyjmuje ona dosyć profesjonalną formę.
NOTATKA SŁUŻBOWA NR 100/1
Miejscowość i data: Warszawa, 18 kwietnia 2024
Do: Pracownicy Działu Handlowego
Od: Jan Kowalski, Kierownik Działu Handlowego
Temat: Podsumowanie spotkania Działu Handlowego – 18 maja 2024
-
Podsumowanie wyników sprzedaży:
Wzrost sprzedaży o 15% w ostatnim kwartale, w porównaniu do poprzedniego.
Najlepsze wyniki zanotował zespól handlowy Anny Bartusik (wzrost o 32%). -
Strategia sprzedażowa na kolejny kwartał:
Poszerzenie wpływów na rynku mazowieckim (nawiązanie i rozwijanie współpracy z firmą X).
Silna współpraca z działem marketingu (pomoc w generowaniu leadów).
Przygotowanie indywidualnych planów działania przez każdy z zespołów na kolejne spotkanie. -
Sprawy bieżące:
Wprowadzenie regularnych cyklicznych spotkań całego działu. Termin: czwartki, godziny 10-12.
Podpis: Jan Kowalski
Poniżej przykład notatki z rozmowy telefonicznej z klientem. Zauważ, że ma ona znacznie luźniejszy charakter, gdyż ma służyć przede wszystkim samemu notującemu.
Data sporządzenia: 13 maja 2024 r.
Klient: Paweł Nowak, firma OneCompany
Pan Paweł sam odezwał się do nas, znalazł nas na LinkedInie. Oczekuje pomocy w rekrutacji handlowców z branży budowlanej.
Obecne wyzwania, które wskazał: trudności w znalezieniu odpowiednich kandydatów i potrzeba wsparcia w selekcji.
Poleciłem mu pakiet 10 ogłoszeń z celowanymi kompaniami w Social Mediach oraz usługę Bezpieczny Handlowiec, czyli weryfikację CV i kompetencji handlowców.
Jutro (14 maja) do godziny 16 prześlę szczegółową ofertę.
Kolejna rozmowa telefoniczna: 16 maja, godzina 12.
Jak przechowywać notatki służbowe?
Sporządzone notatki służbowe powinny być odpowiednio przechowywane. Choć nie ma przepisów, które nakazywałyby to robić, warto prowadzić ewidencję notatek służbowych. Warto zadbać także o to, by notatki nie dostały się w niepowołane ręce. Najlepszym pomysłem wydaje się korzystanie z zapisu cyfrowego ze względu na możliwość zabezpieczenia go hasłem oraz łatwość wyszukiwania notatek. Oczywiście ewidencję można prowadzić także w tradycyjnej, papierowej formie przechowywanej w teczkach czy segregatorach.
Najwięcej emocji budzi kwestia przechowywania notatek dyscyplinujących, dotyczących złego zachowania pracownika. Wyrokiem Sądu Najwyższego z 10 października 2003 r. (I PK 295/02), pracodawca ma prawo dokumentować fakt, że pracownik nie wywiązuje się ze swoich obowiązków. Jednakże 16 czerwca 2011 r. Sąd Najwyższy (I PK 222/10) stwierdził, że notatka dyscyplinująca powinna zniknąć z akt pracowniczych, gdy cel, dla którego została sporządzona, przestał być aktualny.
Podsumowanie: notatka służbowa
Notatki służbowe to kluczowym elementem komunikacji wewnętrznej w firmach i instytucjach. Stanowią oficjalny zapis rozmów, spotkań, negocjacji, problemów oraz innych istotnych wydarzeń i ustaleń, które mają miejsce w ramach działalności organizacji. Dzięki nim możliwa jest koordynacja działań oraz utrzymanie porządku i transparentności w firmie.
Ważne, by pracownicy wyrobili sobie nawyk pisania notatek również na własne potrzeby. Gromadzenie informacji pomaga również lepiej i skuteczniej zarządzać pracą własną.
---
Poszukujesz pracy w sprzedaży?
Załóż darmowe konto pracownika, dodaj swoje CV i aplikuj jednym kliknięciem!
- Oferty pracy dopasowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy na które aplikowałeś.
