Zarządzanie czasem. Jak robić to z głową?
Czym jest zarządzanie czasem?
Zarządzanie czasem to umiejętność efektywnego planowania, organizowania i wykorzystywaniu czasu. Zarządzanie czasem obejmuje świadome podejmowanie decyzji dotyczących konkretnych czynności, tworzenie priorytetów a czasem nawet eliminowanie określonych zadań. Wszystko to ma sprzyjać osiągnięciu wyznaczonych celów oraz terminowemu wykonywaniu zadań. Zarządzanie czasem dotyczy nie tylko pracy zawodowej, lecz może być realizowane również na płaszczyźnie prywatnej.
Zarządzanie czasem - a komu to potrzebne?
Zarządzać czasem może w zasadzie każda osoba, która chce mądrze gospodarować swoim czasem. Naukę umiejętności planowania najlepiej rozpocząć już w szkole lub na studiach, by później jak najefektywniej wykorzystywać ją w życiu zawodowym.
Efektywne zarządzanie czasem jest szczególnie ważne w zawodach handlowych, takich jak key account manager czy przedstawiciel handlowy, gdzie pracownicy wykonują wiele różnorodnych obowiązków. Umiejętność zarządzania czasem jest niezbędna także w pracy kierowników, dyrektorów oraz właścicieli firm.
Sprawdź oferty pracy w sprzedaży 👇
Doradca Klienta - Umowa zlecenie
Doradca klienta- umowa zlecenie
Doradca klienta
Metody zarządzania czasem
W realizacji twoich celów lub po prostu wypełnianiu służbowych obowiązków mogą pomóc metody zarządzania czasem. Oto przykładowe z nich.
- Technika pomodoro: polega na pracy w cyklach 25 minutowych, po których następuje krótka, najczęściej 5 minutowa przerwa. Po ukończeniu czterech cykli warto pozwolić sobie na dłuższy odpoczynek. Więcej na temat techniki pomodoro pisaliśmy w artykule pt.: Czym jest technika pomodoro? Ta metoda pomoże Ci zwiększyć produktywność!
- Macierz Eisenhowera: w tej metodzie realizacja zadań odbywa się po sklasyfikowaniu ich wedle pilności i ważności. Obowiązki dzielimy na: ważne i pilne, ważne, ale niepilne, pilne, ale nieistotne, oraz niepilne i nieistotne. To doskonały sposób dla osób, dla których problem stanowi priorytetyzacja zadań. Poczytaj więcej o macierzy Eisenhowera w artykule pt.: Jak wykorzystać macierz Eisenhowera do planowania pracy?
- Zasada Pareto, znana również jako zasada 20/80: mówi o tym, że 20% wykonywanej pracy może przynieść 80% korzyści. Priorytetem jest odkrycie, czym jest te kluczowe 20%. Dowiedz się więcej na ten temat z artykułu pt.: Na czym polega i jakie ma zastosowanie zasada Pareto w sprzedaży?
- Lista zadań: najprostszym sposobem zarządzania czasem jest po prostu tworzenie listy zadań do wykonania każdego dnia. W zależności od preferencji możesz korzystać z papierowych list zadań, aplikacji mobilnych lub programów komputerowych.
- Technika złotej godziny (Golden Hour): polega na przeznaczeniu na najtrudniejsze i najważniejsze zadania pierwszej godziny każdego dnia.
- Metoda GDT (Get things done), czyli doprowadź zadania do końca: opiera się na 5 krokach, czyli gromadzeniu, analizie, porządkowaniu, przeglądzie i wreszcie realizacji.
Zasady efektywnego zarządzania czasem
Zarządzanie czasem sprzyja realizacji życiowych celów oraz osiągnięciu sukcesu zawodowego. Choć na preferowane techniki, metody i sposoby planowania mają wpływ indywidualne potrzeby, temperament oraz charakter jednostki, można sformułować kilka uniwersalnych zasad, z których może skorzystać w zasadzie każda osoba.
Poniżej znajdziesz nasz propozycje, które mamy nadzieję, pomogą Ci lepiej się organizować w sferze zawodowej oraz prywatnej.
Zanim siądziesz do wykonywania danego zadania...
Zanim przejdziesz do konkretnych zadań, zwróć uwagę na przestrzeń, w której pracujesz, szczególnie jeśli robisz to z domu.
Odpowiednia organizacja miejsca pracy jest bardzo ważna, ponieważ przekłada się na Twoją produktywność. Zadbaj o czystość biurka. Regularnie wietrz pomieszczenie, w którym pracujesz.
Pracując w trybie home office, wyznacz konkretną przestrzeń w domu, gdzie siadasz z komputerem czy telefonem. Unikaj pracy z łóżka lub kanapy.
Unikanie rozpraszaczy
By efektywnie zarządzać swoim czasem, warto mieć świadomość przeszkód zaburzających skuteczne działania. Do najczęstszych rozpraszaczy wydłużających wykonywanie konkretnych zadań należy przeglądanie stron internetowych, m.in. mediów społecznościowych.
Jeśli również borykasz się z tym problemem, warto się zastanowić co możesz zmienić, by wyeliminować ten zakłócacz. Bardzo często sięganie po telefon wynika z nawyku, więc możesz spróbować chować telefon np. do szuflady, tak by nie leżał na widoku, w zasięgu Twojej dłoni. Możesz również wyłączyć lub wyciszyć powiadomienia.
Jeśli bardzo tego potrzebujesz, wyznacz sobie w ciągu swojego dnia pracy 15 minut przerwy, które przeznaczysz na sprawdzenie social mediów.
Unikaj również pracy przy włączonym telewizorze lub radiu grającym w tle.
Nie lada wyzwanie może stanowić również praca w biurze, gdzie znacznie częściej prowadzisz small talk ze współpracownikami lub pijesz z nimi kawę (choć być może w domu wcale tego nie robisz). Kontakty społeczne są bardzo ważne, ale musisz znać umiar. Cały dzień pracy spędzony na pogaduszkach nie może być produktywny. Staraj się nie tracić czasu, szczególnie gdy w kolejce czekają pilniejsze sprawy. Rób sobie przerwę po wykonaniu konkretnego zadania, a nie za każdym razem, gdy ktoś zaprasza Cię na kawę do pracowniczej kuchni.
Stworzenie listy zadań
Pierwszy krok związany z organizacją oraz planowaniem to stworzenie listy zadań. Listę możesz utworzyć w tradycyjnej, papierowej formie lub użyć do tego aplikacji np. Todoist lub Lista zadań - organizator.
Na listę zadań wpisz wszystkie Twoje obowiązki jednorazowe oraz takie, które wykonujesz cyklicznie i regularnie oraz ich terminy. Obok zadania zapisz również ilość czasu potrzebnego na wykonanie go.
Jeśli w Twojej firmie używacie systemu CRM to zapewno wiesz, że umożliwia on nie tylko porządkowanie i śledzenie postępów w sprzedaży, ale również ułatwi Ci kontrolowanie Twojej pracy. Większość systemów CRM umożliwia tworzenie list zadań, tym samym wspierając Twoją umiejętność planowania.
Ustalanie priorytetów
Gdy już masz gotową listę, Twoje kolejne zadanie polega na dopasowaniu priorytetów do poszczególnych zadań. W nadawaniu priorytetów mogą pomóc Ci terminy zadań. Do ustalania priorytetów służy również metoda Eisenhowera, o której wspominaliśmy już wyżej, czyli określenie jak wykonanie konkretnego zadania jest ważne i pilne.
Dzięki priorytetyzacji zadań określisz, które zadania wymagają od Ciebie natychmiastowego działania, a które mogą spokojnie poczekać.
Eliminacja zadań
Nie bój się wyeliminowania zadań, które wykonujesz.
Dobrze zastanów się czy wszystkie zadania są tak naprawdę potrzebne. Gdy przyjrzysz się dokładnie swojej pracy możesz stwierdzić, że część Twoich obowiązków jest nieistotna, zbędna i nie przynosi żadnej wartości, lecz jest jedynie marnowaniem czasu.
Delegowanie zadań
Gdy już pozbyłeś się zadań, które są nie potrzebne, następnie pomyśl, czy naprawdę wszystkie obowiązki musisz wykonywać samodzielnie. Delegowanie zadań to świetna sprawa, które pomoże lepiej Ci zarządzać nie tylko Twoim czasem, lecz również zasobami. Pozostaw sobie tylko te obowiązki, które wymagają Twojej unikalnej wiedzy, umiejętności lub doświadczenia.
To bardzo istotne, byś umiał delegować zadania bez poczucia winy. Z całą pewnością i tak będziesz musiał skontrolować większość z nich, przynajmniej na początku, ale zajmie to mniej czasu, niż gdybyś musiał samodzielnie je wykonać. Pamiętaj, że w delegowaniu ważne jest, by jasno i dokładnie przekazywać instrukcje oraz wymagania.
Stosowanie metod zarządzania czasem
Wspominaliśmy już o matrycy Eisenhowera jako metodzie, która może Ci pomóc w efektywnym zarządzaniu priorytetami zadań. Wypróbuj również inne sposoby, aż w końcu znajdziesz taki, który w najwyższym stopniu pomoże Ci zwiększyć produktywność.
Możesz dostosowywać również metody do własnych potrzeb lub do konkretnych zadań.
Rozumienie siebie samego
Warto podkreślić, że każdy z nas jest inny. Jedni lubi w pierwszej kolejności zająć się wykonywaniem najtrudniejszego zadania, inni robią na początek kilka łatwych na rozgrzewkę. Część osób skupia się na wykonywaniu jednego zadania od początku do końca, inni wolą skakać pomiędzy taskami, bo nie lubią monotonii.
Grunt to dobrze poznać siebie, wiedzieć kiedy jesteś najbardziej produktywny i co służy Twojej wydajności. Jeśli jeszcze nie jesteś tego pewny, to nic złego! Badaj, sprawdzaj i eksploruj. Z pewnością zdobędziesz ten rodzaj samowiedzy w trakcie realizacji zadań oraz wykonywania kolejnych obowiązków.
Planowanie długoterminowe
Gdy nabierzesz już wprawy, Twoja organizacja powinno objąć również tzw. planowanie długoterminowe, czyli założenia, które chcesz osiągnąć w dłuższej perspektywie czasowej. Strategie długofalowe pozwalają ustalać konkretne cele oraz dążyć w ich kierunku.
Długoterminowe planowanie zazwyczaj rozpoczyna się od określenia celów, a następnie analizowania posiadanych zasobów, by wreszcie opracować plan działania. Takie planowanie może zakładać cele odległe w czasie nawet o kilka lat, stąd bardzo ważna jest ewaluacja i kontrolowanie całego procesu oraz dostosowywanie go w miarę zmieniających się warunków.
Elastyczność
Choć ustalasz priorytety oraz kolejność wykonywania zadań, skupiasz swoją uwagę na ważnych zadaniach i tych mniej pilnych, dzielisz je na takie, które potrwają długo i na te, które jesteś w stanie wykonać w krótszym czasie, zawsze coś może pójść nie po Twojej myśli. Nie jesteśmy w stanie wszystkiego zaplanować i przewidzieć, więc wyluzuj!
Umiejętność planowania i organizacji swojego czasu jest wspaniałą kompetencją, ale na pewno nie raz i nie dwa będziesz musiał zmienić swoje plany, więc szybko przekonasz się, że elastyczność jest równie ważna.
Rola odpoczynku i regeneracji
Nie lekceważ roli regeneracji! Nieustanne planowanie, organizowanie z jednej strony jest świetnym wspomagaczem produktywności, ale z drugiej może stanowić obciążenie psychiczne.
Regularny odpoczynek wzmacnia Twoją wydajność, kreatywność oraz innowacyjność. Pozwala nabrać dystansu oraz zmienić perspektywę, co jest szczególnie istotne przy podejmowaniu decyzji. Wreszcie odpowiednia regeneracji sprzyja zachowaniu równowagi między życiem zawodowym, a prywatnym o czym pisaliśmy w artykule pt. Work life balance: czy w sprzedaży to w ogóle możliwe?
I pamiętaj, odpoczynek to konieczność, a nie marnowanie czasu!
Zarządzanie czasem na stanowisku przedstawiciela handlowego
Wdrożenie dobrych nawyków związanych z zarządzaniem czasem może znacznie ułatwić Ci pracę na stanowisku sprzedażowym. Praca przedstawiciela handlowego wiąże się z natłokiem obowiązków, każde do wykonania na przysłowiowe wczoraj, co niejednemu handlowcowi przysporzyło co najmniej bólu głowy. Jak zarządzać czasem w zawodzie handlowym?
- Każdy dzień zaczynaj od planowania pracy - ustal które bloki sprzedażowe będziesz wykonywał w danym dniu, np.: prospecting social media: 8-9 godz., prospecting telefoniczny: 9-12, follow-upy: 14-16 godz.
- Naucz się priorytetyzować zadania - co oznacza, że w danych blokach w dniu wybieraj, które są akurat na dziś najważniejsze do zrobienia, np.: czy dzisiaj warto robić prosepcting na LinkedIn? Może akurat lepiej poświęcić czas na Facebooka? Czy dzisiaj warto dzwonić do klientów? Może akurat lepiej poświęcić ten czas na rozwój lub szkolenia? Sam musisz zdecydować. Każdy dzień jest inny, natomiast każdego dnia do osiągnięcia jako handlowiec masz ten sam cel. Jak najlepiej wykorzystać dostępny czas, żeby zrealizować plan sprzedaży.
- Ograniczaj rozproszenia - co oznacza, że powinieneś się skupić na jednym zadaniu w danym momencie. Jeżeli akurat robisz prospecting to nie przełączaj się co 5 min. do skrzynki odbiorczej w celu sprawdzenia mailów. One nie uciekną przez 1h. Jeżeli robisz prospecting to nie rób w tym czasie ofert dla Klientów, bo te czynności wymagają zupełnie innego skupienia i podejścia do pracy.
- Wspomagaj się narzędziami, np. aplikacjami do planowania. Możesz tutaj wykorzystać CRM, którego używacie w firmie. Większość CRM-ów ma kalendarz lub funkcjonalność zadań. Wykorzystaj to do zaplanowania swojego dnia.
- Deleguj zadania innym, o ile to możliwe. Jeżeli w swoim zespole masz osoby od wsparcia sprzedaży lub leadowców to staraj się ich wykorzystać jak najbardziej w celu redukcji prostych i powtarzalnych czynności. Ty jako Handlowiec przeznacz swój czas na realną sprzedaż, a nie na działania dookoła sprzedaży, które może zrobić mniej wykwalifikowana osoba.
- Dokonuj regularnych kontroli prowadzonych działań. Może się okazać, że to co zaplanowałeś nie do końca działa dobrze, np.: prospecting telefoniczny w godzinach porannych nie daje żadnych efektów. Może lepiej go przenieść na godziny popołudniowe?
I najważniejsze: nie wykonuj pracy kosztem wolnego czasu. Jeśli nie wyrabiasz się z zadaniami w 8 godzin, nie warto codziennie zostawać po godzinach. Lepiej zastanów się, które z powyższych zasad możesz wdrożyć, by pracować efektywniej oraz wydajniej.
Podsumowanie
Zarządzanie czasem to cenna umiejętność, która nie polega tylko na kontrolowaniu minut i godzin, ale na świadomym wykorzystaniu czasu w sposób, który odpowiada naszym celom i wartościom.
Poprzez dbałość o miejsce pracy, celowe planowanie, priorytetyzację zadań, elastyczność, umiejętność delegowania, dbanie o odpoczynek oraz regularną ewaluację możemy efektywniej zarządzać naszym czasem i osiągać lepsze wyniki zarówno w pracy, jak i życiu osobistym.
---
Poszukujesz pracy w sprzedaży?
Załóż darmowe konto pracownika, dodaj swoje CV i aplikuj jednym kliknięciem!
- Oferty pracy dopasowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy na które aplikowałeś.
