Delegacja krajowa i zagraniczna - jak rozliczyć podróż służbową?
Definicje podróży służbowej i delegacji
Podróż służbowa jest podróżą, którą pracownik odbywa zgodnie z poleceniem pracodawcy poza miejscowość, w której znajduje się siedziba firmy lub stałe miejsce jego pracy. Podróż służbowa ma charakter czasowy, chwilowy i nie powoduje konieczności zmiany miejsca zamieszkania pracownika.
Delegacja jest formą podróży służbowej i obejmuje realizację określonych obowiązków zawodowych w innym miejscu niż to, które jest określone w umowie o pracę. Najczęściej delegacje dzielimy na krajowe i zagraniczne.
Podróż służbowa okiem Kodeksu Pracy
Wedle artykułu 77 Kodeksu Pracy: Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.
Kwestie należności przysługujących pracownikowi reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Sprawdź oferty pracy w sprzedaży 👇
Regionalny Przedstawiciel Handlowy
Doradca ds. Sprzedaży i Usług
Doradca Klienta - Umowa zlecenie
Czy pracownik może odmówić delegacji?
To zależy. Kodeks Pracy ani nie zmusza pracownika do wyrażenia bezgranicznej zgody na delegację, ani nie daje w zasadzie możliwości odmowy.
Zależy więc, na jakie obowiązki pracownik wyraził zgodę podpisując umowę o pracę. Jeśli w umowie nie ma informacji o konieczności odbywania podróży służbowych, już to może stanowić podstawę do odmowy.
Ponadto pracownik może nie zgodzić się na delegację ze względu na:
- stan zdrowia, który nie pozwala na odbycie podróży służbowej,
- specyficzną sytuację rodzinną, np. konieczność opieki na członkiem rodziny,
- fakt, że podróż planowana jest do regionów niebezpiecznych (np. przez konflikt zbrojny lub epidemię) i pracownik obawia się o własne życie,
- naruszenie praw pracowniczych, np. w sytuacji, gdy delegacja przekracza limity czasu pracownika.
Odmowę wraz z uzasadnieniem najlepiej przedłożyć pracodawcy w formie pisemnej oraz dołączyć ewentualne załączniki, np. zaświadczenie lekarskie.
W przypadku odmowy delegacji powinieneś być przygotowany na rozmowę z pracodawcą w celu wyjaśnienia swojej decyzji. Dobre argumenty i udokumentowane przyczyny mogą pomóc w znalezieniu kompromisu.
Rozliczenie delegacji: transport
Rozliczenie delegacji obejmuje najczęściej 3 podstawowe kwestie: transport, nocleg i wyżywienie.
Pracodawca powinien określić środek transportu, którym pracownik będzie poruszał się podczas podróży służbowej. Może być to autobus, pociąg lub samolot. Pracodawca może również wyrazić zgodę na przejazd środkiem transportu należącym do pracownika, najczęściej samochodem osobowym.
W przypadku używania do celów służbowych samochodów osobowych rozliczenie odbywa się na podstawie tzw. kilometrówki, czyli stawki ustalonej za każdy przejechany kilometr. Kilometrówka uwzględnia nie tylko koszt paliwa, ale również chociażby koszty amortyzacji auta.
Jeśli podróżujesz transportem publicznym, pamiętaj o zbieraniu wszelkich paragonów, faktur, biletów i rachunków, gdyż najczęściej to na ich podstawie następuje rozliczenie. Jeśli korzystasz w delegacji ze swojego samochodu, pamiętaj o gromadzeniu rachunków za parkingi czy winiety.
Jeśli pracownik nie przedłoży dokumentów związanych z podróżą, za podróż krajową należy mu się tzw. ryczałt za dojazd (przejazdy autobusem, tramwajem, taksówką) – 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę podróży. Ryczałt przysługuje pod warunkiem, że pracownik w podróży służbowej skorzystał z jakiegokolwiek środka transportu.
Rozliczenie delegacji: nocleg
Podobnie jak w przypadku transportu, podstawą do rozliczenia kosztów noclegu są faktury lub rachunki. Zwróć uwagę czy dokumenty zawierają nazwę i adres hotelu lub innego miejsca noclegowego, daty pobytu, kwotę za nocleg oraz NIP firmy. W wyjątkowych sytuacjach, jeśli nie można uzyskać faktury, akceptowany może być paragon.
Jeśli wybierasz nocleg samodzielnie, sprawdź, czy w Twojej firmie obowiązują limity wydatków. W przypadku podróży zagranicznej, sprawdź kwotę limitu na nocleg w kraju, do którego się wybierasz. Możesz to zrobić w załączniku do wyżej wspomnianego Rozporządzenia.
Pracownikowi, któremu pracodawca nie zapewnił bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku uzyskanego samodzielnie, przysługuje ryczałt za każdy nocleg w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł w przypadku podróży krajowej.
Rozliczenie delegacji: diety w delegacjach
Dieta w delegacji to konkretna kwota pieniędzy, którą pracownik może przeznaczyć na pokrycie kosztów wyżywienia oraz inne drobne wydatki podczas podróży służbowej. Dieta jest dodatkowym świadczeniem wypłacanym przez pracodawcę, które ma za zadanie rekompensować pracownikowi ponoszone koszty w związku z wykonywaniem obowiązków poza miejscem zatrudnienia.
Jeśli delegacja odbywa się na terenie Polski, pracownikowi przysługuje tzw. dieta krajowa. Jeśli pracownik został wysłany przez pracodawcę w delegację zagraniczną, wysokość diety zależna jest od państwa, w którym odbywa się delegacja.
Jak pisaliśmy wcześniej, wysokość diet reguluje Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Wedle tego Rozporządzenia dieta w czasie podróży krajowej w 2024 roku wynosi 45 zł.
W załączniku do tego rozporządzenia można znaleźć również wysokości należnej diety w zależności od państwa. Przykładowo: w Wielkiej Brytanii dieta wynosi 45 GBP, we Francji 55 EUR, a w Niemczech 49 EUR. W tej samej tabeli można sprawdzić jaka przysługuje kwota limitu na nocleg, w każdym z krajów.
Należność pieniężną z tytułu diety oblicza się za czas od rozpoczęcia (czyli wyjazdu) do zakończenia (czyli powrotu) podróży służbowej w przypadku podróży krajowej oblicza się w następujący sposób:
1) jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:
a) mniej niż 8 godzin - dieta nie przysługuje,
b) od 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c) ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:
a) do 8 godzin - przysługuje 50% diety,
b) ponad 8 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Oraz analogicznie w przypadku podróży zagranicznej:
1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości;
2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:
a) do 8 godzin - przysługuje 1/3 diety,
b) ponad 8 do 12 godzin - przysługuje 50% diety,
c)ponad 12 godzin - przysługuje dieta w pełnej wysokości.
Jeśli pracodawca zapewnia pracownikowi w delegacji posiłki, dieta ulega zmniejszeniu. W przypadku delegacji krajowej odpowiednio śniadanie oraz kolacja zmniejszają dietę o 25% i obiad o 50%, a w przypadku delegacji zagranicznej śniadanie o 15%, a obiad i kolacja o 30% diety. Zasada ta działa również w sytuacji, gdy posiłki zapewnione są w hotelu, rozliczanym w ramach odbywanej delegacji.
Ponadto pracownikowi podczas delegacji zagranicznej, który ma zapewnione bezpłatne całodzienne wyżywienie i tak należy się 25% diety, obowiązującej w danym kraju.
Za co jeszcze pracodawca ma obowiązek zwrócić pieniądze?
Pracodawca powinien pokryć również koszty leczenia w sytuacji wypadku lub niespodziewanego pogorszenia stanu zdrowia, o ile nie są one finansowane ze środków publicznych. Po stronie pracodawcy jest także transport zwłok w przypadku zgonu pracownika.
Pracodawca nie ma obowiązku zwracać pieniędzy za leki, zabiegi chirurgii plastycznej i kosmetyczne oraz pokrywać kosztów nabycia protez ortopedycznych, dentystycznych lub okularów o ile nie były to zakupy konieczne.
Formularz rozliczeniowy
Formularz rozliczeniowy podróży służbowej jest dokumentem, który pracownik wypełnia po zakończeniu delegacji, aby przedstawić i udokumentować wszystkie poniesione koszty. Formularz ten jest niezbędny do uzyskania zwrotu wydatków przez pracodawcę. Taki formularz jest zazwyczaj kwestią indywidualną każdego przedsiębiorstwa, lecz zawiera pewne stałe elementy.
W formularzu powinny się znaleźć:
- dane pracownika (imię i nazwisko, obejmowane stanowisko, adres zamieszkania, ewentualnie pesel),
- informacje o odbytej podróży (cel podróży, miejsce docelowe, data oraz godzina wyjazdu i powrotu, środki transportu),
- koszty podróży (rozbite odpowiednio na: koszty noclegu, transportu, diety oraz potencjalne inne koszty: np. bilety na konferencje, wstęp na wydarzenia),
- załączniki (faktury, paragony, rachunki, bilety itp.),
- podpisy/zatwierdzenia (podpis pracownika, pracodawcy oraz osoby odpowiedzialnej za rozliczenie np. kogoś z księgowości).
Na rozliczenie podróży masz maksymalnie 14 dni, od dnia Twojego powrotu.
Zagraniczna podróż służbowa, a delegacja krajowa - różnice i podobieństwa
Porównując podróż krajową oraz zagraniczną znajdziemy kilka podobieństw.
Po pierwsze zarówno delegacja krajowa, jak i zagraniczna ma na celu pełnienie obowiązków poza standardowym miejscem pracy. Przez obowiązki możemy rozumieć spotkania z klientami, udział w konferencjach, szkoleniach lub inne działania związane z danym stanowiskiem, o które poprosi pracodawca.
W obu przypadkach za delegację przysługują zwroty poniesionych kosztów, związanych z transportem, noclegiem czy wyżywieniem. By zwrot był możliwy należy dostarczyć dowody zakupu: paragony lub faktury. Oprócz tego pracownikom zawsze przysługuje dieta, której wysokość określają przepisy. Delegacje należy także za każdym razem rozliczyć.
A czym różni się delegacja krajowa od zagranicznej podróży służbowej?
Podstawowa różnica wynika z wysokości należnej diety oraz ogólnych kosztów, które w przypadku podróży zagranicznych zazwyczaj są wyższe. Wynika to chociażby z dłuższego dojazdu, korzystania z kosztowniejszych środków transportu np. samolotu oraz wyższych cen za granicą. Kolejną różnicą jest czas trwania podróży służbowej. Choć czas delegacji nie jest limitowany, podróże zagraniczne zazwyczaj trwają dłużej, niż wyjazdy krajowe.
Wyjazdy zagraniczne wymagają więcej formalności, np. wypełnienia dodatkowych formularzy, wyrobienia paszportu lub wizy.
Podsumowanie
Podróż służbowa, zarówno krajowa, jak i zagraniczna, jest realizowana w celu wykonania zadań zawodowych poza stałym miejscem pracy. Pracownikowi przysługują zwroty kosztów związanych z transportem, noclegiem i wyżywieniem, udokumentowane fakturami, paragonami i biletami.
Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie oraz przestrzeganie przepisów i procedur firmy, aby zapewnić efektywność i zgodność podróży służbowej z regulacjami.
Pamiętaj, że opisane w artykule przepisy mogą się zmieniać i zawsze należy sprawdzać ich aktualność, np. bezpośrednio w Kodeksie Pracy oraz w aktualnych rozporządzeniach.
---
Poszukujesz pracy w sprzedaży?
Załóż darmowe konto pracownika, dodaj swoje CV i aplikuj jednym kliknięciem!
- Oferty pracy dopasowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy na które aplikowałeś.
