Jak pisać maila? Praktyczny poradnik doskonałej korespondencji online oraz przykłady wiadomości
Czy zastanawiasz się, jak napisać maila, który będzie profesjonalny i skuteczny? Kluczowe jest przestrzeganie kilku prostych zasad: precyzyjnie sformułować cel, wybrać odpowiedni tytuł, oraz zastosować jasną strukturę i odpowiedni ton. Ten poradnik przeprowadzi Cię przez wszystkie etapy tworzenia maila — od adresu początkowego po grzecznościowe zakończenie.
Najważniejsze informacje
- Wiedza jak pisać maile, jest kluczowa dla profesjonalnej komunikacji.
- Tytuł maila jest kluczowym elementem, który powinien być krótki, zwięzły i odzwierciedlać treść wiadomości, zaś adres e-mail powinien wyglądać profesjonalnie i być zrozumiały dla odbiorcy.
- Struktura maila powinna zawierać powitanie, treść i zakończenie, a etykieta językowa obejmuje poprawność gramatyczną i odpowiednie zwroty grzecznościowe, które są wyrazem szacunku dla odbiorcy.
- Personalizacja wiadomości, tj. dostosowanie treści do konkretnego odbiorcy, oraz informowanie o załącznikach w treści maila zwiększa skuteczność i pozytywne odbiór wiadomości.
Pierwsze kroki w pisaniu maila – przygotowanie do akcji
Zanim zaczniesz pisać maila, ważne jest, aby najpierw dobrze zrozumieć jego cel. Czy chcesz przekazać informacje? Czy potrzebujesz odpowiedzi na konkretne pytania? Czy chcesz przekonać odbiorcę do podjęcia jakiejś akcji? Zrozumienie swojego celu pomoże Ci, gdy piszesz wiadomość, która będzie skuteczna i jasna dla odbiorcy.
Innym ważnym krokiem w przygotowaniu do napisania maila jest dobranie odpowiedniego tytułu. Aby zatytułować maila, warto pamiętać, że tytuł jest jednym z pierwszych elementów, które odbiorca zobaczy, więc ważne jest, aby był on atrakcyjny i zrozumiały. Powinien odzwierciedlać główny temat wiadomości i przyciągać uwagę odbiorcy.
Tytuł maila odgrywa kluczową rolę w kształtowaniu pierwszego wrażenia, które odbiorca ma na jego temat. Dobry tytuł powinien przyciągnąć uwagę odbiorcy i zaintrygować go do otwarcia wiadomości.
Tytuł maila powinien:
- być krótki, zwięzły i jasny,
- odzwierciedlać treść maila oraz zainteresować odbiorcę.
Wybór odpowiedniego adresu e-mail
Ostatnim krokiem w przygotowaniu do pisanie maili jest wybór odpowiedniego adresu e-mail. W zależności od kontekstu, warto postawić na wersję z imieniem i nazwiskiem, unikając dziwacznych lub nieprofesjonalnych pseudonimów, aby napisać maila w odpowiedni sposób.
Dobre praktyki obejmują:
- wybieranie adresów e-mail zawierających imię i nazwisko lub nazwę firmy,
- unikanie adresów e-mail z nieprofesjonalnymi lub nieodpowiednimi nazwami,
- wybieranie popularnych domen e-mailowych, takich jak Gmail, Outlook czy Yahoo.
Pamiętaj, że adres e-mail jest często pierwszym elementem, który odbiorca zobaczy, więc warto zadbać o jego profesjonalizm.
Struktura maila oficjalnego – od czego zacząć?
Gdy już zrozumiesz cel swojego maila, dobrze dobierzesz tytuł i adres, nadszedł czas na zrozumienie, jak skonstruować oficjalne maile w ramach korespondencji oficjalnej. Struktura maila oficjalnego powinna obejmować powitanie, treść i zakończenie.
Odpowiednie ułożenie tych elementów oraz zastosowanie odpowiedniego języka i form zwrotów grzecznościowych mają kluczowe znaczenie dla skuteczności Twojej wiadomości. Pamiętaj, że każda wiadomość, którą wysyłasz, jest reprezentacją Twojego profesjonalizmu i dbałości o detale, dlatego warto zwrócić uwagę na wszystkie aspekty związane z wysłaniem wiadomości.
Jak zacząć maila – wybór formy powitania
Zacząć maila nie jest łatwo. Należy znaleźć odpowiednią formę powitania, która będzie na tyle formalna, aby pokazać szacunek dla odbiorcy, ale jednocześnie na tyle naturalna, aby nie wydawać się sztuczna. Właśnie dlatego warto zwrócić uwagę na rozpoczętą wiadomość, aby uniknąć pomyłek.
Dobre praktyki sugerują rozpoczynanie od neutralnej formy powitania, takiej jak ‘Dzień dobry’, gdy nie jesteśmy pewni, jak zwracać się do odbiorcy. Jeżeli jednak znamy odbiorcę i wiemy, jakiej formy zwracania się do niego preferuje, warto dostosować swoje powitanie do jego preferencji.
Sprawdź oferty pracy w sprzedaży 👇
Kierownik Elektromarketu
Specjalista ds. sprzedaży - Branża FMCG NOWA
Koordynator Zleceń Inwestycji Budowlanych na platformie budowlanej
Budowa treści wiadomości – jak trafić w potrzeby odbiorcy
Kiedy już znamy swój cel, wybraliśmy odpowiedni tytuł, adres i formę powitania, nadszedł czas na najważniejszy element każdego maila - treść. Aby napisać treść wiadomości e-mail w sposób klarowny i skuteczny, należy zwrócić uwagę na kilka istotnych aspektów.
Po pierwsze, należy mieć na uwadze cel wiadomości i wyrazić go jasno. Następnie, istotne jest zachowanie odpowiedniej struktury i układu treści, aby była czytelna i łatwa do zrozumienia. Ponadto, warto dostosować treść do odbiorcy, uwzględniając jego potrzeby i oczekiwania.
Wreszcie, należy zwrócić uwagę na poprawność językową i unikać błędów ortograficznych czy gramatycznych.
Jak zakończyć maila – elegancja i szacunek
Na końcu wiadomości powinno znaleźć się zakończenie. Jest to miejsce, gdzie możemy podziękować odbiorcy za jego czas, podsumować nasze główne punkty lub podać dalsze kroki. Zakończenie powinno być zawsze eleganckie i wyrażać szacunek wobec odbiorcy.
W zależności od kontekstu, maila można zakończyć zwrotami grzecznościowymi takimi jak ‘Z poważaniem’, ‘Z wyrazami szacunku’ lub ‘Łączę wyrazy szacunku’.
Inne, mniej formalne opcje to ‘Pozdrawiam’ czy ‘Miłego dnia’.
Pamiętaj, że wybrany przez Ciebie zwrot powinien odpowiadać tonowi reszty wiadomości.
Personalizacja wiadomości – klucz do sukcesu
Oprócz treści wiadomości, istotne jest także jej personalizowanie. Oznacza to dostosowanie wiadomości do konkretnego odbiorcy - jego potrzeb, preferencji, a nawet płci.
Jak wykazują badania, personalizacja wiadomości może zwiększyć jej skuteczność i sprawić, że będzie lepiej odbierana przez odbiorców. Personalizacja może obejmować takie elementy jak imię odbiorcy, odniesienia do wcześniejszych interakcji, a nawet dostosowanie tonu wiadomości do płci odbiorcy.
Dopasowanie tonu wiadomości do płci odbiorcy
Dostosowanie tonu wiadomości do płci odbiorcy to kluczowy element personalizacji. Choć brzmi to skomplikowanie, w praktyce jest to proste. Najważniejsze jest, aby pamiętać, że różne osoby mogą inaczej reagować na ten sam ton wiadomości, a różnice te często mogą być związane z płcią.
Na przykład, kobietom zazwyczaj bardziej odpowiadają wiadomości, które są bardziej emocjonalne i zawierają więcej szczegółów, podczas gdy mężczyźni często wolą wiadomości bardziej bezpośrednie i zwięzłe. Pamiętaj jednak, że są to tylko ogólne zasady i zawsze warto dostosować ton wiadomości do konkretnej osoby, z którą się kontaktujesz.
Etykieta językowa w praktyce
Etykieta językowa to zasady, które powinny przewodniczyć nam podczas pisania maili. Dotyczą one takich kwestii jak poprawność gramatyczna, używanie odpowiednich zwrotów grzecznościowych, czy nawet użycie wielkich i małych liter.
Pamiętaj, że etykieta językowa w mailach to nie tylko kwestia poprawności językowej. To także sposób, aby pokazać szacunek dla odbiorcy i uzyskać pozytywną odpowiedź.
Użycie wielkiej i małej litery
Użycie wielkiej i małej litery w mailach to kwestia, która wydaje się prosta, ale może być nieco skomplikowana. Zasady dotyczące użycia wielkich liter w mailach są dość elastyczne, ale ważne jest, aby pamiętać o kilku podstawowych zasadach.
Na przykład, powinniśmy zawsze zaczynać zdanie od wielkiej litery. Tak samo, kiedy piszemy do konkretnej osoby, zawsze powinniśmy zaczynać jej imię i nazwisko od wielkiej litery.
Z drugiej strony, kiedy piszemy całe zdanie wielkimi literami, może to być odczytane jako krzyk, co jest zazwyczaj nieodpowiednie w kontekście maili biznesowych.
Zwroty grzecznościowe – jak je stosować?
Zwroty grzecznościowe to kolejny ważny element etykiety językowej w mailach. Są one niezbędne, aby wyrazić szacunek dla odbiorcy i stworzyć pozytywne pierwsze wrażenie.
Na przykład, gdy piszemy formalny mail, zawsze powinniśmy zaczynać od formalnego powitania, takiego jak “Szanowna Pani” lub “Szanowny Panie”. Z drugiej strony, gdy piszemy mniej formalny mail, możemy zacząć od mniej formalnego powitania, takiego jak “Witam” czy “Cześć”. Podobnie, kiedy kończymy maila, zawsze powinniśmy zakończyć go formalnym zwrotem, takim jak “Z wyrazami szacunku” lub “Z poważaniem”.
Optymalizacja maila przed wysłaniem
Przed wysłaniem maila zawsze warto go jeszcze raz przeczytać i sprawdzić. To pozwoli nam upewnić się, że nasza wiadomość jest klarowna, zrozumiała i nie zawiera błędów.
Warto też zwrócić uwagę na załączniki - jeśli dołączamy jakieś pliki do naszego maila, zawsze powinniśmy o tym poinformować w treści wiadomości. To pomoże uniknąć sytuacji, w której odbiorca przegapi ważne informacje.
Warto również przed wysłaniem maila do odbiorcy sprawdzić czy nie ma w nim błędów i literówek. Większość profesjonalnych programów pocztowych posiada funkcje sprawdzania poprawności tekstu i szybko wyłapie tzw. omyłki pisarskie.
Załączniki – jak o nich informować?
Załączniki są często nieodłącznym elementem maili, zwłaszcza tych biznesowych. Mogą to być różnego rodzaju pliki - od dokumentów, przez prezentacje, aż po zdjęcia. Ważne jest, aby pamiętać o informowaniu o nich w treści maila.
Na przykład, możemy napisać: “Dołączam do tego maila prezentację naszej nowej oferty” lub “W załączniku znajdują się szczegółowe informacje o naszym produkcie”.
Jak pisać oficjalne maile krok po kroku?
Zasady, które omówiliśmy, to jedno, ale praktyka to drugie. Dlatego warto zobaczyć, jak wyglądają dobrze napisane maile.
Poniżej znajdują się przykłady maili, które możesz wykorzystać jako inspirację:
- Mail z prośbą o spotkanie biznesowe,
- Mail z ofertą handlową,
- Mail z przypomnieniem o płatności,
- Mail z podsumowaniem rozmowy handlowej.
Zwróć uwagę na to, jak są skonstruowane, jak są sformułowane ich tytuły, jak są rozpoczęte i zakończone, a także jak są zorganizowane ich treści. Wszystko to ma znaczenie dla skuteczności komunikacji za pośrednictwem maili.
-
Mail z prośbą o spotkanie biznesowe
Temat: Prośba o umówienie spotkania biznesowego
Szanowny/a [Imię/Nazwisko],
Zwracam się do Pana/Pani z uprzejmą prośbą o umówienie spotkania biznesowego. Chciałbym/m omówić pewne kwestie związane z naszą współpracą oraz przedstawić kilka pomysłów, które mogą przyczynić się do wzrostu sprzedaży.
Uważam, że bezpośrednia rozmowa stwarza możliwość szybszej i skuteczniejszej wymiany informacji oraz lepszego zrozumienia wzajemnych potrzeb i oczekiwań. Liczę, że nasze spotkanie będzie owocne i przyniesie zadowalające efekty.
Proponuję następujące terminy dla spotkania:
- [Data], [Godzina]
- [Data], [Godzina]
- [Data], [Godzina]
Jeśli żaden z powyższych terminów nie odpowiada, proszę o podanie preferowanego terminu, a postaramy się znaleźć dogodny moment dla obu stron.
Dziękuję za poświęcony czas.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
[Dane kontaktowe]
-
Mail z ofertą handlową
Temat: Indywidualna oferta handlowa dla [Nazwa Firmy/Klienta]
Szanowny/a [Imię/Nazwisko],
W załączniku znajdą Państwo naszą spersonalizowaną ofertę handlową, dostosowaną do potrzeb [Nazwa Firmy/Klienta]. Jesteśmy przekonani, że nasze rozwiązania spełnią Państwa oczekiwania i przyczynią się do sukcesu przedsiębiorstwa.
Proszę o uwzględnienie, że jesteśmy otwarci na negocjacje i wszelkie Państwa spostrzeżenia dotyczące przesłanej oferty.
Chętnie umówię się na krótką rozmowę w celu omówienia szczegółów oraz odpowiedzi na ewentualne pytania.
Proponuję następujące terminy dla spotkania:
- [Data], [Godzina]
- [Data], [Godzina]
- [Data], [Godzina]
Jeśli żaden z powyższych terminów nie odpowiada, proszę o podanie preferowanego terminu, a postaramy się znaleźć dogodny moment dla obu stron.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
[Dane kontaktowe]
-
Mail z przypomnieniem o płatności
Temat: Przypomnienie o płatności – Faktura rr [Numer faktury]
Szanowny/a [Imię/Nazwisko],
Chciałbym zwrócić uwagę na zaległości związane z płatnością faktury o numerze [Numer Faktury], wystawionej na kwotę [Kwota] złotych, która miała termin płatności do [Data Terminu Płatności].
Przypominam o terminowej regulacji płatności, która jest kluczowa dla zapewnienia ciągłości świadczonych usług.
Proszę o uregulowanie zaległości do [Nowy Termin Płatności], aby uniknąć dodatkowych opóźnień. Poniżej znajdują się szczegóły dotyczące przelewu:
Dane do Przelewu:
- Numer Rachunku Bankowego: [Numer Rachunku]
- Tytuł Przelewu: [Numer Faktury]
- Kwota do Zapłaty: [Kwota] zł
W przypadku już dokonanej płatności, proszę zignorować niniejsze przypomnienie.
Jeśli napotkali Państwo jakiekolwiek trudności lub mają Państwo pytania dotyczące faktury, proszę o kontakt. Jesteśmy gotowi służyć wszelką pomocą.
Dziękuję za zrozumienie.
Z poważaniem,
[Twoje imię i nazwisko]
[Stanowisko]
[Nazwa firmy]
[Dane kontaktowe]
-
Mail z podsumowaniem rozmowy handlowej
Temat: Podsumowanie rozmowy
Pani/Panie [Imię],
serdecznie dziękuję za merytoryczną rozmowę w temacie Państwa potrzeb rekrutacyjnych na stanowiska sprzedażowe.
Kim jesteśmy?
Jesteśmy firmą, która wyspecjalizowała się w kompleksowym wspomaganiu procesu rekrutacji na stanowiska sprzedażowe. Posiadamy własny i jedyny w Polsce w pełni specjalistyczny portal ogłoszeń o pracę w sprzedaży pracahandlowiec.pl dzięki któremu dostarczamy dopasowane, kaloryczne CV oraz dbamy o jakość treści ogłoszenia. Ponadto profesjonalnie weryfikujemy kompetencje handlowców zarówno przed zatrudnieniem jak i po.
Jako portal specjalistyczny pracahandlowiec.pl działamy inaczej niż ogólne portale ogłoszeń o pracę, ponieważ wszystkie nasze działania są nakierowane na określoną grupę kandydatów w szeroko rozumianej sprzedaży i obsłudze klienta. Działając w ten sposób nie dublujemy CV z ogólnymi portalami pracy, a co więcej – pozyskujemy bardziej jakościowe i kaloryczne CV.
Z czym się Państwo obecnie mierzą i jakie wynikają z tego potrzeby?
Obecnie mierzą się Państwo z problemem jakim jest pozyskanie dopasowanych/ jakościowych CV na stanowiska sprzedażowe. Obecne działania rekrutacyjne na 2 największych portalach pracy nie przyniosły odpowiednich rezultatów.
Aktualnie poszukują Państwo 3 osób na stanowisko specjalisty ds. sprzedaży, którzy będą pracować stacjonarnie w Toruniu w siedzibie Państwa firmy. Najważniejszym wymaganiem dla poszukiwanych osób jest posiadanie co najmniej 2 letniego doświadczenia w prowadzeniu procesu sprzedaży przez telefon.
Propozycja współpracy:
Proponuję pakiet OPEN na 3 miesiące w cenie łącznej ……………. zł netto (nielimitowana publikacja ogłoszeń w nielimitowanej liczbie lokalizacji). Dzięki pakietowi open będą mogli Państwo w stałej opłacie spokojnie prowadzić proces rekrutacji. Więcej o pakiecie OPEN przeczytają Państwo tutaj: https://pracahandlowiec.pl/employer/open-package
Proponuję indywidualną kampanię Facebook Państwa ogłoszeń w kwocie np.: ……………. zł netto, dzięki której poszerzą Państwo zasięg ogłoszenia o kandydatów posiadających konkretne zainteresowania w określonych lokalizacjach. Więcej tutaj: https://pracahandlowiec.pl/employer/social-media-campaigns
Ważność oferty:
Ponieważ oferta jest wyjątkowa (ok. ………………. rabatu w stosunku do naszych cen katalogowych) mogę ją utrzymać max. do dnia ……………………….
Następne kroki:
Zgodnie z ustaleniami zadzwonię do Pani/Pana w piątek w celu omówienia przesłanej propozycji.
Podsumowanie
Podsumowując, pisanie skutecznych maili to nie taka prosta sprawa, jak mogłoby się wydawać na pierwszy rzut oka. Wymaga to zrozumienia celu wiadomości, dobrania odpowiedniego tytułu i adresu, a także skonstruowania jasnej i zrozumiałej treści. Ważne jest także dostosowanie tonu wiadomości do płci odbiorcy, a także zwrócenie uwagi na etykietę językową, taką jak użycie wielkich i małych liter oraz zwrotów grzecznościowych. Pamiętaj, że każdy mail, który wysyłasz, jest reprezentacją Twojego profesjonalizmu, dlatego warto poświęcić trochę czasu na to, aby go dobrze przygotować.
---
Poszukujesz pracy w sprzedaży?
Załóż darmowe konto pracownika, dodaj swoje CV i aplikuj jednym kliknięciem!
- Oferty pracy dopasowane do Twoich potrzeb.
- Dostęp online do Twojego aktualnego CV.
- Dostęp do statystyk ofert pracy na które aplikowałeś.
